Jaguar & DGD Project Administrator

1. Función Principal

Garantizar la adecuada gestión administrativa, financiera y contractual de los proyectos de conservación en el paisaje Andes-Amazonia a su cargo, mediante la planificación financiera, seguimiento, control presupuestario, cumplimiento de regulaciones de donantes, acompañamiento a organizaciones socias y generación de información y reportes financieros confiables para la toma de decisiones y el cumplimiento de los objetivos programáticos e institucionales.

1. Responsabilidades del cargo

Gestión Administrativa y Contractual de Proyectos

• Garantizar la formalización y administración de convenios, contratos y acuerdos relacionados con la ejecución de los proyectos.
• Asegurar el cumplimiento de las políticas institucionales, regulaciones de donantes y normativa local.

Actividades

• Elaborar y gestionar convenios con organizaciones socias, consultores y beneficiarios de subvenciones.
• Elaborar convenios de viaje, Grants de bienes, entre otros, conforme a las regulaciones de cada donante y la legislación vigente.
• Dar seguimiento a la vigencia, ejecución y cierre de convenios y contratos.
• Mantener actualizada la documentación contractual y administrativa de los proyectos.
• Verificar que los procesos administrativos cumplan con las políticas institucionales y requisitos de los donantes.
• Coordinar oportunamente la perspectiva administrativa financiera con el (la) responsable de cada proyecto, así como con el (la) responsable financiera del donante.

Planificación y Gestión Financiera de Proyectos

• Planificar, monitorear y controlar la ejecución financiera de los proyectos.
• Garantizar el uso eficiente y oportuno de los recursos financieros asignados.
• Garantizar el registro adecuado y generación de respaldos de contrapartidas al (a los) proyecto(s).

Actividades

• Responsable de la planificación operativa anual y estratégica de los proyectos desde la perspectiva administrativa y financiera.
• Responsable de la planificación de adquisiciones de bienes y servicios.
• Preparar forecast financiero trimestral y anual, considerando cronograma técnico, adquisiciones, subgrants, consultorías, viajes, talleres y cierres
• Coordinar reuniones mensuales financiero-programáticas con miembros de proyecto para revisar ejecución, riesgos y decisiones de reprogramación.
• Identificar desviaciones presupuestarias y proponer medidas correctivas.
• Elaborar reportes financieros periódicos para coordinadores de proyectos, dirección y donantes.
• Informar oportunamente sobre el estado de grants, consultorías y compromisos financieros.
• Registrar y respaldar oportunamente las contrapartidas o leverage correspondiente a la realidad de cada proyecto.

Seguimiento, Monitoreo y Control Financiero

• Garantizar que los recursos sean ejecutados de acuerdo con los convenios y lineamientos de los donantes.
• Verificar la calidad y admisibilidad de los gastos reportados por socios y consultores.

Actividades

• Revisar informes financieros presentados por organizaciones socias.
• Verificar la razonabilidad y elegibilidad de gastos conforme a las normas de WWF y los donantes.
• Monitorear el cumplimiento de cronogramas de ejecución financiera.
• Realizar visitas periódicas de monitoreo administrativo-financiero a organizaciones socias.
• Dar seguimiento a la entrega de productos, informes técnicos y financieros.
• Verificar que los proyectos mantengan documentación soporte adecuada.
• Alertar sobre riesgos financieros o retrasos que puedan afectar la ejecución de los proyectos.
• Realizar informes de contrapartida y/o leverage de cada proyecto según los requerimientos del donante.

Reportes, Cumplimiento y Auditoría

• Garantizar información financiera confiable, oportuna y alineada con los requerimientos institucionales y de los donantes.
• Coordinar procesos de auditoría y rendición de cuentas.

Actividades

• Elaborar informes financieros para donantes y actores estratégicos.
• Consolidar información financiera de proyectos para reportes institucionales.
• Registrar información financiera en los sistemas de seguimiento y control.
• Conciliar mensualmente la información de proyectos con la contabilidad institucional.
• Asegurar el archivo adecuado de informes y documentación de respaldo.
• Coordinar auditorías externas de los proyectos.
• Atender requerimientos de auditoría y seguimiento de hallazgos.

Fortalecimiento de Capacidades y Soporte a Socios

• Fortalecer las capacidades administrativas y financieras de organizaciones socias y consultores.
• Brindar acompañamiento técnico para asegurar el cumplimiento de los requisitos de los proyectos.

Actividades

• Capacitar a socios y consultores en procedimientos administrativos y financieros propios de WWF y aquellos a cumplir con los donantes.
• Asesorar sobre normativas de donantes y políticas institucionales.
• Apoyar la implementación de herramientas de gestión financiera.
• Facilitar procesos de mejora continua en la administración de recursos.
• Coordinar acciones con los equipos técnicos y coordinadores de proyectos.
• Acompañar a organizaciones socias durante todo el ciclo de vida de los proyectos.

Gestión de Compras y Adquisiciones

• Generar Grants de bienes cuando se lo requiera.
• Supervisar el cumplimiento de los procedimientos de adquisiciones.
• Revisar procesos de selección de proveedores.
• Mantener bases de datos actualizadas de proveedores calificados.
• Monitorear contratos de bienes y servicios estratégicos.
• Apoyar evaluaciones de desempeño de proveedores.

Cierre Financiero de Proyectos

• Coordinar procesos de cierre financiero con socios y equipos técnicos.
• Verificar liquidaciones finales y saldos pendientes.
• Garantizar la devolución o reasignación de fondos no ejecutados.
• Consolidar documentación para auditorías de cierre.
• Elaborar informes finales financieros para donantes.

Responsabilidad Transversal del Cargo

Asegurar la gestión administrativa y financiera eficiente, transparente y conforme a las regulaciones de los donantes, contribuyendo al logro de los objetivos de conservación mediante el adecuado control, monitoreo y fortalecimiento de la gestión financiera de los proyectos y organizaciones socias.

Formación Académica

• Título de tercer nivel en:
• • Finanzas
  • Contabilidad y Auditoría
  • Administración de Empresas
  • Economía
  • Ingeniería Comercial
• Deseable:
• • Maestría o especialización en Gestión Financiera, Cooperación Internacional, Gestión de Proyectos o Administración de ONG.
  • Certificaciones en gestión de proyectos (PMD Pro, PMP, PRINCE2 u otras).
  • Manejo de herramientas de gestión de proyectos y seguimiento financiero, tales como Monday.com, Power BI, bases de datos y tableros de control para monitoreo presupuestario, compromisos financieros, ejecución y proyección.

Experiencia

• Mínimo 5 años de experiencia en administración financiera de proyectos financiados por cooperación internacional.
• Al menos 3 años trabajando con ONG, organismos internacionales o programas de desarrollo y conservación.
• Conocimientos en:
  • Gestión de subvenciones (Grants Management).
  • Elaboración y seguimiento presupuestario.
  • Reportes financieros para donantes.
  • Auditorías externas e internas.
  • Capacitación y fortalecimiento de organizaciones socias.
  • Administración de contratos, convenios y consultorías.

Idiomas

Inglés intermedio avanzado/B2, con capacidad para elaborar, revisar y explicar reportes financieros para donantes. Disponibilidad para movilizarse a las zonas de intervención de los proyectos a su cargo.

Otros Conocimientos/Habilidades

Conocimientos Técnicos

• Normas de donantes internacionales (por ejemplo, European Union, Global Environment Facility, Green Climate Fund., entre otras).
• Elaboración de informes financieros y narrativos.
• Gestión presupuestaria multianual.
• Normativa tributaria y laboral ecuatoriana.
• Manejo avanzado de Excel y herramientas de análisis financiero.
• Sistemas ERP o financieros.
• Control interno y gestión de riesgos.

Competencias

• Pensamiento analítico.
• Planificación y organización.
• Orientación a resultados.
• Comunicación y facilitación.
• Capacidad de negociación.
• Trabajo intercultural con organizaciones indígenas y comunitarias.
• Ética y transparencia.