Training Support Analyst

El Analista de Soporte de Entrenamiento apoya a la Coordinadora de Entrenamiento en la ejecución logística y administrativa de los entrenamientos de pilotos: viajes al simulador, notificaciones, cambios de programación, facturación de proveedores y atención del correo y de las consultas de las tripulaciones.

El puesto existe para que la Coordinación se concentre en planificar y controlar el programa (OM-D-I ARA-MAN-FLT-203 Rev. 06, §0.6.7). También asegura que el proceso no dependa de una sola persona: cubre a la Coordinadora en ausencias y vacaciones.

Como el puesto maneja datos personales de tripulantes, pasaportes, cuentas bancarias y resultados de entrenamiento, requiere firmar un acuerdo de confidencialidad y manejar la información con responsabilidad en todo momento.

RESPONSABILIDADES CLAVE:

Gestionar la logística de viaje de los pilotos al simulador (boletos MIA, hotel, autos, per diems y códigos de prioridad de abordaje), desde la solicitud hasta la emisión y el control en SharePoint.

Enviar a pilotos e instructores las notificaciones de sesiones de simulador e itinerarios, con las plantillas aprobadas por la Coordinación.

Ejecutar los cambios de programación de simulador que apruebe la Coordinación: re-notificar y ajustar boletos, hotel, per diems e instructores el mismo día del cambio.

Solicitar y confirmar los slots de simulador con Boeing y Pan Am según el plan de la Coordinación.

Gestionar la logística de los cursos de tierra e INDOC: solicitudes a instructores y proveedores (AVSEC/DG, FRMS, CESAC, balsa y chalecos, pases, TSA, reserva de aeronave), reuniones en Teams y notificaciones de bienvenida.

Asignar en AIMS los códigos de clases y simuladores de cada piloto (GTRNM) antes del día 2 del mes siguiente, para que el pago a las tripulaciones salga a tiempo.

Recibir, verificar y controlar las facturas de proveedores de entrenamiento (Boeing, incluidas las escalation rates, Pan Am, Sonesta y demás), y revisar los reembolsos contra su soporte antes de la firma de la Coordinadora.

Clasificar y atender el buzón Flight Training y las consultas de pilotos por Teams y teléfono, y escalar a la Coordinación lo que requiera decisión.

Llevar el calendario de plazos con el IDAC (notificación de chequeos iniciales con 15 días hábiles, cartas de instructores) y de solicitudes con plazo (boletos con 10 días, ditching), y avisar a la Coordinación antes de cada vencimiento.

Cubrir a la Coordinadora en ausencias y vacaciones, con los procesos
documentados y el acceso a los archivos y sistemas que use.

Apoyar la preparación de evidencia para auditorías internas, IOSA e inspecciones del IDAC.

Proponer mejoras y plantillas que reduzcan el trabajo manual del área.

CALIFICACIONES, EXPERIENCIA Y HABILIDADES:

Grado universitario en Administración, Gestión Aeronáutica, Ingeniería Industrial o afín.

Experiencia en logística, coordinación o soporte administrativo, preferiblemente en aviación (entrenamiento, operaciones o programación de tripulaciones) —
Preferido.

Experiencia con AIMS u otro sistema de gestión de tripulaciones — Preferido.

Conocimiento básico de regulaciones de aviación civil (RAD) y del Manual de Operaciones de Arajet — Preferido.

Manejo sólido de Microsoft Office: Excel intermedio-avanzado, Outlook, Teams y SharePoint.

Inglés avanzado (proveedores en Miami, Boeing y Pan Am).
Capacidad para manejar muchas solicitudes con plazos distintos y cumplirlos bajo presión.

Manejo confidencial de información: el puesto requiere firmar un acuerdo de confidencialidad.