Standortassistenz Reuter (m/w/d)
emagine · Berlin, Germany ·
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- Project management
A site assistant supports a project team at the Reuter location in Berlin with facility management, office organization (rooms, equipment, catering, visitor and safety processes) and financial administration such as SAP invoice processing and purchase orders. Requires fluent German (B2–C1) and strong MS Office 365 skills; 37h/week with 3-4 days on-site.
Für einen unserer Partner suchen wir am Standort Reuter eine organisierte Persönlichkeit, die das Projektteam im Büro- und Baustellenalltag unterstützt. Du sorgst dafür, dass Räume, Ausstattung, Besucherprozesse und Bestellungen reibungslos funktionieren. Damit hältst du dem interdisziplinären Team den Rücken frei.
Deine Aufgaben
Facility Management
Du koordinierst Einrichtung, Reparatur und IT-Ausstattung der Büroräume am Projektstandort.
Du koordinierst die Reinigung und verwaltest die Schlüssel.
Organisation und Verwaltung
Du koordinierst und bestellst Catering, Büroausstattung und persönliche Schutzausrüstung.
Du verantwortest die Besucherprozesse auf der Baustelle, z. B. Registrierung und Sicherheitsschulungen.
Du koordinierst den Antragsprozess für Parkanfragen, inklusive der erforderlichen Unterschriften.
Du klärst Zugriffsanfragen zu internen Kommunikations- und Arbeitsmitteln.
Du organisierst und koordinierst interne Raumbuchungen für Meetings, Workshops und Veranstaltungen.
Finanzielle Administration
Du legst Abrufbestellungen und Bestellanforderungen an.
Du bearbeitest Rechnungen in SAP.
Du buchst Wareneingänge.
Du übernimmst die Freigabe im Dienstleisterportal (LERF).
Dein Profil
Du hast eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem administrativen oder kaufmännischen Beruf.
Du kennst dich mit administrativen Tätigkeiten aus und hast bereits in einem dynamischen Arbeitsumfeld gearbeitet.
Du hast sehr gute Kenntnisse in MS Office 365, MS SharePoint, MS Teams und verwandten Tools.
Du bist ein Organisationstalent, teamorientiert und kooperativ.
Du arbeitest gern in einem interdisziplinären Team.
Du sprichst und schreibst fließend Deutsch (B2-C1).
Von Vorteil: Erfahrung mit SAP PM/MM und in der finanziellen Administration.
Rahmenbedingungen
Umfang: 37 Stunden pro Woche
Einsatzort: Reuter, mit 3-4 Tagen pro Woche Präsenz vor Ort