Senior Employee Relations Manager

مهام الوظيفة

المهام التخصصية

1. تطوير وتطبيق المعايير والإجراءات وعمليات قسم علاقات الموظفين، بما يتوافق مع قانون الموارد البشرية لحكومة دبي والسياسات والتشريعات المعتمدة، والإشراف على تطوير خدمات الموظفين ورفع كفاءتها وجودتها، بما يضمن تقديم خدمات موارد بشرية فعّالة ومبتكرة تلبي احتياجات الموظفين وتدعم أهداف جمارك دبي.

2. إدارة ملفات الموظفين بشكل آمن بالإضافة إلى المحافظة على سرية الوثائق الخاصة بالدائرة من خلال تطبيق أسس أمن المعلومات والامتثال لقوانين ومعايير النزاهة وأمن المعلومات عند حفظ البيانات الرقمية والورقية.

3. إدارة عمليات الرواتب والمستحقات المالية للموظفين، والإشراف على دقة وسلامة عمليات احتساب وصرف الرواتب والمكافآت والحوافز والاستقطاعات والتسويات المالية، وضمان تنفيذها ضمن المواعيد والضوابط المعتمدة.

4. الإشراف على الضوابط الرقابية المتعلقة بعمليات الرواتب والمستحقات، ومراجعة الحالات والاستثناءات ذات الأثر المالي، وتحليل أسباب الفروقات والملاحظات واتخاذ الإجراءات التصحيحية والوقائية اللازمة بالتنسيق مع الجهات المعنية.

5. الإشراف على إدارة وتطوير خدمات الموظفين، بما يشمل التأمين الصحي، وتجديد جوازات السفر وتأشيرات العمل، والإجازات، وإنهاء الخدمة، والتقاعد، وحالات الوفاة، وضمان تنفيذ الإجراءات المرتبطة بها بكفاءة ودقة وفق التشريعات والسياسات والأنظمة المعتمدة، ورفع جودة الخدمات وتعزيز رضا الموظفين.

6. إدارة وتحسين أنظمة الموارد البشرية المستخدمة في جمارك دبي بطريقة فعالة وبكفاءة عالية مثل نظام صرف المكافئات والحوافز ونظام صرف مكافآت الضبطيات وغيرها من الأنظمة وضمان توفير التدريب المناسب للموظفين عن كيفية استخدام هذه الأنظمة.

7. الإشراف على تطبيق التشريعات واللوائح والسياسات والقرارات المنظمة لشؤون وعلاقات الموظفين، وتقييم مستوى الالتزام بها، وتقديم التوصيات اللازمة لمعالجة حالات عدم الامتثال وتوحيد الممارسات على مستوى الدائرة.

8. مراقبة سلوكيات الموظفين والتزامهم حسب القوانين الخاصة بالسلوك الوظيفي مما يسهم في تحقيق أهداف الدائرة وتحقيق أعلى مستويات الأداء والإنتاجية للموظفين وبما يخدم المصلحة العامة

9. تطوير خدمات سعادة الموظفين والعمل مع وحدة الثقافة المؤسسية لقياس مدى قبول التغييرات التي تطرأ على الدائرة عن طريق تطبيق مختلف الطرق لجمع الملاحظات من الموظفين وأصحاب المصلحة بهدف إدارة التغييرات وتحديد المجالات التي يمكن تحسينها.

10. الإشراف على دراسة ومعالجة شكاوى وتظلمات الموظفين والملاحظات المتعلقة بالممارسات أو الإجراءات الوظيفية، وضمان التعامل معها بحيادية وسرية وعدالة، وتحليل الأسباب الجذرية ووضع الإجراءات اللازمة للحد من تكرارها.

11. الإشراف على التقارير المتعلقة بقسم علاقات الموظفين والرواتب ومنصة ذكاء الأعمال (BI) لتحليلها واتخاذ القرارات لتحسين سير العمل واتخاذ القرارات المناسبة.

12. الإشراف على خطط التقاعد وتحليل بيانات وتقارير الموظفين المتوقع تقاعدهم، ودراسة الآثار المترتبة على القوى العاملة، ورفع التوصيات الاستباقية اللازمة لدعم التخطيط للقوى العاملة وضمان استمرارية الأعمال.

13. متابعة المستجدات والتحديثات على القوانين واللوائح والتشريعات المتعلقة بالمعاشات ونهاية الخدمة، والإشراف على تطبيقها وضمان الامتثال للمتطلبات والإجراءات المعتمدة، بالتنسيق مع الجهات المختصة بالمعاشات والتأمينات الاجتماعية.

14. الإشراف على التقارير الدورية الخاصة بمعدلات الدوران الوظيفي التي تقيس وتحلل الاتجاهات الناتجة عن الاستقالات والتنقلات والتقاعد واقتراح التوصيات المناسبة لخطط الإجراء التصحيحي وفقًا لأفضل الممارسات.

15. ضمان تنفيذ جميع الطلبات الواردة على تطبيق الموظف الذكي في الوقت المحدد من خلال الإشراف على التقارير الدورية وتحليلها وتقديم إحصاءات للإدارة العليا حول الوضع الحالي مع اقتراح الإجراءات التطويرية لتقديم أفضل الخدمات.

16. تعزيز العلاقات مع الشركاء الخارجيين لإقامة شراكات استراتيجية وتطوير وتحفيز الشركاء الداخليين، وإدارة التغيير لضمان تحقيق الكفاءة والفاعلية في العمل الجمركي.

17. الإشراف على مبادرات التميز ذات الصلة ببرنامج دبي للأداء الحكومي المتميز والبرامج التطويرية الأخرى المنبثقة من استراتيجية الدائرة وخططها التطويرية.

18. التنسيق مع الجهات المحلية والإقليمية والدولية (حكومية / خاصة) في كل ما يتعلق بمجال عمل القسم.

19. تأدية أية واجبات موكله من المدير المباشر بشكل سليم وفي الوقت المحدد بموثوقية، وأمانه والحرص على إنجاز المهام الموكلة على أكمل وجه.

20. الالتزام بمعايير وسياسات وتعليمات أمن المعلومات بكافة الخدمات الرقمية وبما يتماشى مع سياسات ولوائح جمارك دبي وحكومة دبي.

المهام الإشرافية

1. المشاركة الفعالة والشاملة في عمليات مراجعة وتحديث ومأسسة وتنفيذ الخطط والأهداف الاستراتيجية الإدارة وللقطاع وكذلك لجمارك دبي بهدف تحقيق الريادة العالمية.

2. الإدارة الفعالة والمتكاملة لكافة عمليات تطوير وتطبيق ونجاح الخطط التشغيلية والأهداف الذكية للقسم مما يساهم بشكل مباشر في نجاح إستراتيجيات الإدارة والقطاع والدائرة.

3. الإدارة الفعالة والمتكاملة لعمليات تحديد وتنفيذ الإجراءات التصحيحية والتعزيزية المناسبة استنادا ً إلى نتائج مقاييس ومؤشرات الأداء الاستراتيجية والتشغيلية الخاصة بالقسم.

4. الإدارة الفعالة والمتكاملة لعمليات تطوير وتحديث وتطبيق المنهجيات والسياسات وآليات العمل الخاصة بأعمال القسم المختلفة وذلك وفقاً لأفضل الممارسات التخصصية العالمية.

5. الإدارة الفعالة والمتكاملة لعمليات مأسسة معايير وتبني قواعد وتضمين مفاهيم منظومة التميز الحكومي بشكل شمولي ومستدام في قدرات وعمليات القسم المختلفة.

6. الإدارة الفعالة والمتكاملة للتغيير المتكامل ذات العلاقة بأعمال القسم والإدارة والقطاع الاستراتيجية والتشغيلية وذلك بصورة تتناسب مع حجم ومخاطر الأثر الناتج عن هذا التغيير.

7. الإدارة الفعالة والمتكاملة لعمليات الجاهزية للمستقبل من خلال عمليات وآليات استشراف المستقبل الخاصة بمختلف مجالات عمل القسم والإدارة والقطاع بشكل شمولي ومستدام.

8. الإدارة الفعالة والمتكاملة للشراكات الاستراتيجية والضمنية بالإضافة للموارد المتنوعة والتي تشمل الموارد البشرية والمالية والتقنية بهدف تمكين القسم والإدارة والقطاع من تحقيق أهدافهما.

9. الإدارة الفعالة والمتكاملة للمعرفة الضمنية والمعلنة لضمان استدامة وتميز وتسارع وريادة الاعمال الخاصة بالقسم والإدارة والقطاع وذلك بما يتوافق مع استراتيجية الدائرة.

10. القيادة والتحفيز والتقييم والتمكين لكافة الاشرافيين والموظفين في القسم بهدف تحقيق النجاح والتميز المهني المستدام في مختلف المسارات الوظيفية بما يؤهلهم أيضاً من الترشيح في أوسمة دبي للتميز.

11. القيادة لاستحداث خطط إحلال مناسبة وفعالة ومستدامة لكافة المسميات الوظيفية الشاغلة في القسم وذلك بالتوافق الكامل مع المسارات الوظيفية للموظفين والإشرافيين المعنيين.

المهام العامة

1. التزام بجميع سياسات وإجراءات الصحة والسلامة والبيئة لضمان بيئة عمل آمنة والمشاركة في التدريب على السلامة والإبلاغ عن أي ظروف غير آمنة.

2. تحديد وتنفيذ مبادرات توفير التكاليف من خلال استخدام الموارد بكفاءة لتقليل الهدر وخفض التكاليف، واقتراح حلول مبتكرة لتبسيط العمليات وتحسين فعالية التكلفة.

3. الحفاظ على تواصل واضح ومهني مع الزملاء والمشرفين وأصحاب المصلحة، والمشاركة بفعالية في الاجتماعات مع تقديم مدخلات بناءة.

4. التعاون الفعّال داخل الفرق لتحقيق الأهداف المشتركة، مع دعم الزملاء من خلال مشاركة المعرفة والموارد والمساهمة في خلق بيئة عمل إيجابية وتعاونية.

5. السعي المستمر للابتكار واقتراح تحسينات على سير العمليات، وتبادل الخبرات والمعرفة لبناء القدرات داخل جمارك دبي.

6. توجيه الموظفين الجدد وتوثيق العمليات الرئيسية لضمان الاحتفاظ بالمعرفة ونقلها.

7. ضمان سرية جميع المعلومات الحساسة والمتعلقة بجمارك دبي والالتزام بأنظمة حماية البيانات وبروتوكولات الجهة.

8. الالتزام بتحقيق التميز في جميع المهام وتحسين العمليات والنتائج بشكل مستمر، مع الالتزام بوثيقة أخلاقيات العمل الخاصة بجمارك دبي وتنفيذ الأنشطة بنزاهة وعدالة.

9. الإفصاح عن أي تضارب محتمل في المصالح وتجنب المواقف التي قد تضر بمصالح جمارك دبي، والالتزام بقوانين حقوق الطبع والنشر وسياسات جمارك دبي المتعلقة باستخدام الملكية الفكرية.

المهام التطويرية

1. السعي لإيجاد فرص التطوير المهني من خلال التدريب وورش العمل والدورات ذات الصلة التدريبية بالدور الوظيفي.

2. تحديد ومراجعه بانتظام أهداف التطوير الذاتي لتعزيز المهارات والمعرفة بما يتماشى مع احتياجات جمارك دبي.

3. البقاء على اطلاع بأحدث اتجاهات الصناعة والتقنيات وأفضل الممارسات للبقاء قادرًا على تحقيق المنافسة والفعالية بأعلى مستوى.

4. السعي بفعالية لرصد ملاحظات المشرفين والزملاء لتحديد مجالات التحسين وتنفيذ التغييرات حسب الحاجة.

5. تطوير القدرة على التكيف مع التغيرات في مكان العمل، وتقبل التحديات والمسؤوليات الجديدة بشكل إيجابي.