Secretary

Official Internal Job Title:

Secretary

Status:

Regular

Job Description:

En tant que secrétaire, vous offrirez un soutien à la direction dans l’exécution des travaux de secrétariat, de même que certains travaux à caractère administratif.

Vous vous réaliserez dans les fonctions suivantes :

• Assurer le soutien administratif et opérationnel des conseillers financiers et de la direction du centre financier.

• Coordonner les activités liées au recrutement, à l’intégration, aux mouvements de carrière et aux départs des conseillers et de leur personnel de soutien.

• Gérer la création, la mise à jour et le suivi des dossiers administratifs, des accès, des outils technologiques et des différentes plateformes corporatives.

• Effectuer les suivis auprès des différents partenaires internes concernant les permis, les accréditations, les contrats, la rémunération et les conformités réglementaires.

• Assurer la gestion et la mise à jour de diverses bases de données, listes de distribution, bottins, systèmes CRM et documents administratifs.

• Soutenir les conseillers dans leurs besoins administratifs courants, notamment les changements de statut, les demandes d’accès, les suivis de commissions et la gestion de leurs outils de travail.

• Participer à la gestion des relations avec la clientèle en effectuant certains suivis administratifs, en répondant aux demandes et en coordonnant diverses opérations de soutien.

• Coordonner les activités de marketing et de visibilité des conseillers (microsites, médias sociaux, communications, matériel promotionnel et outils de présentation).

• Organiser et coordonner divers événements du centre financier, activités de recrutement, rencontres d’équipe, formations et initiatives favorisant l’engagement des employés.

• Assurer la gestion des approvisionnements, du matériel, des inventaires, du courrier et des installations du centre financier.

• Collaborer à l’amélioration continue des processus administratifs et participer à différents projets spéciaux ou comités de gestion.

• Assurer la gestion des boîtes courriel partagées, des calendriers, des demandes de service et des communications administratives du centre financier.

Vos talents et qualifications :

• Détenir un diplôme d’études collégiales en technique bureautique ou l’équivalent.

• Cumuler un minimum de douze (12) mois d’expérience pertinente.

• Maîtrise de la langue française tant parlée qu’écrite.

• Maîtrise des logiciels applicables à la fonction.

• Les candidats retenus devront se soumettre à un test de français et un test de Word.

#S2

#Li-Hybrid

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