Regulatory Affair & Customer Service Specialist / カスタマーサービス兼薬事規制スペシャリスト

Job Description:

Regulatory Affair & Customer Service Specialist / カスタマーサービス兼薬事規制スペシャリスト

Get ready to Own professionalization as a Regulatory Affair & Customer Service Specialist at Nutreco, an SHV company. As global leaders in animal nutrition and aquafeed, our shared purpose of Feeding the Future is making a positive global impact for generations to come. Join us in this transformational role and Own your playbook, Own your impact and Own your career growth.

Job Description

1. Customer Service

• Receive and process customer orders for Japan and South Korea, send order confirmations, and create COs/POs.
• Coordinate with supply points on production schedules and manage orders through delivery.
• Manage end-to-end shipping schedules and documentation.
• Provide regular shipment-schedule updates to the commercial team.
• Coordinate truck bookings and customs-clearance activities with 3PL.
• Liaise with customers’ warehouses, to arrange delivery schedules, adjust delivery plans, and coordinate labeling activities.
• Manage three major key accounts in Japan.
• Support customers via email and telephone.
• Manage customer claims, submit complaints to the relevant factories, follow up on resolutions, and process credit notes when required.
• Prepare the data to support planning & IBP Process
• Support commercial team to send sample product for testing

2. Regulatory

2.1) Regulatory and Compliance Management

• Coordinate handling, reporting and monitoring of regulatory non-compliances.
• Ensure transparency of the process and implementation of preventive actions.
• Minimize regulatory risk exposures and ensure adherence with regulatory standards by working with all internal functions to make sure compliance programs are properly implemented.

2.2) Regulation and Registration

• Collaborate internally and work in cross-functional teams to build strong understanding of regulation and registration requirements.
• Understand the steps in a registration process and how to effectively manage it.
• Compile and assess all registration dossiers for imported products and ingredients / unapproved ingredients / exported products in a manner that is consistent with Nutreco policies, processes, procedures and country regulatory requirements.
• Maintain up to date registration certificates including expiry dates and ensure that renewal is done in time
• Obtain and maintain all permits & licenses required for factory registration with FAMIC (Only animal protein and intercompany products containing marine protein)
• Be the contact point for registration process with local Authorities.
• Evaluate impact of product changes on registration certificated for registered products, ingredients.
• Provide monthly updates on the country registration status. Be the responsible for execution, revisions and modifications of the registration plan in order to align with the company strategy
• Provide advice and information on registration issues to direct colleagues and the Global registration team
• Be the contact point for Customer Service team and Sales team in case of registration / import permit questions

2.3) Policy Development & Implementation

• Help develop procedures in the area of regulatory, and monitor their implementation.

2.4)Administration

• Work with　the internal databases such as FAIR, Microsoft Teams to ensure efficient execution of regulatory processes and compliance with Nutreco requirements.

2.5) Regulatory Affairs

• Execution of the regulatory objectives and strategy
• Monitor regulatory developments (scope: feed / food safety) and ensure compliance with the requirements
• Responsible for ensuring that local employees, including marketers, formulators, purchasers, QA/QC and sales, are aware about the relevant requirements scope: feed & food safety and requirements that may impact product registrations.
• Reporting on key indicators, key controls and regulatory compliance standards.

2.6) Data Collection and Analysis

• Collate and analyze data using pre-set tools, methods and formats. Involves working independently

2.7) Personal Capability Building

• Develop own capabilities by participating in assessment and development planning activities as well as formal and informal training and coaching; gain or maintain external professional accreditation where relevant to improve performance and fulfill personal potential.
• Maintain an understanding of relevant technology, external regulation, and industry best practices through ongoing education, attending conferences, and reading specialist media.

KEY PERFORMANCE INDICATORS

• Efficiency & effectiveness registration process (e.g. speed of dossier compilation and throughput at governmental organizations, quality of dossiers).
• Number of registered ingredients ./ products
• Zero business interruption due to expired and not renewed in time registration licenses
• 100% responses on regulatory questions
• Compliance with Nutreco’s standards and policies.
• Compliance with all relevant regulations / Audit results.
• Execution of the regulatory objectives and strategy
• Reporting on key indicators, key controls and regulatory compliance standards.
• Preparedness of Nutreco companies for new and existing feed, food, veterinary, environmental & trade legislation.
• Successful regulatory assessed products and concepts in the processes and projects.
• Quality of support and advice to management / business.
• Having customer service mind.
• Tracking and updating the shipment daily basis

QUALIFICATIONS

• MSc in life sciences (e.g. veterinary medicine, animal production or nutrition) or J.D. in law combined with adequate technical knowledge.
• Knowledge of feed, food, environmental and veterinary legislation; focus on ‘registration’
• Capable of integrating regulatory, IP, R&D, operation, quality and marketing
• Understanding the role of regulatory in innovation
• Understanding the animal feed & livestock sector and relevant stakeholders
• Expertise in feed, food and veterinary legislation, and product registration
• Strong analytical skills and communication skills
• Cultural awareness
• Languages: fluent English and Japanese, both verbal and written
• This position requires Japanese language with native level.

Education

• Bachelor's Degree or Equivalent Level

Experience

< 5 yr

Regulatory Content

Medium

Basic understanding of feed, food, veterinary and/or environmental legislation

Regulatory Process

Medium

Basic understanding of regulatory processes, internal & external

Managerial Guidance

Subject to managerial control of customer service supervisor and the regional Quality & Regulatory manager

Network

Limited internal / external network

Job condition

We offer you a full-time position, 40 hours per week at Fukuoka HQ office in Hakata, Fukuoka-city or Tokyo (100% Work From Home, Visit Office in Fukuoka may be required if documents are required to be signed or collected)

You’ll report to both customer service supervisor and the regional Quality & Regulatory manager based in Bangkok, also work with global team members regularly.

The opportunity to grow professionally, work flexible hours and a lot of room to grow both personally and professionally.

Attractive salary based on skills and experience plus paid holiday allowance, covered with full social security and also will be eligible of 401K defined pension program.

職務記述書（Job Description）

1. カスタマーサービス

• 日本および韓国のお客様からの注文を受領・処理し、注文確認書を送付するとともに、CO／POを作成する。
• 生産拠点と生産スケジュールを調整し、納品完了まで注文を管理する。
• 出荷スケジュールおよび関連書類をエンド・ツー・エンドで管理する。
• 商業チームに対し、出荷スケジュールの最新状況を定期的に共有する。
• 3PLと連携し、トラック手配および通関業務を調整する。
• 顧客倉庫と連携し、納品スケジュールの調整、納品計画の変更、ラベリング作業の調整を行う。
• 日本における主要3大アカウントを管理する。
• メールおよび電話にて顧客対応を行う。
• 顧客クレームを管理し、関連工場へ苦情を提出、解決までフォローアップし、必要に応じてクレジットノートを処理する。
• 計画業務およびIBPプロセスを支援するためのデータを準備する。
• 商業チームによる試験用サンプル製品の発送をサポートする。

2. レギュラトリー業務

2.1 レギュラトリーおよびコンプライアンス管理

• 規制不適合事項の対応、報告およびモニタリングを調整する。
• プロセスの透明性を確保し、予防措置の実施を推進する。
• 関連する社内各部門と連携し、コンプライアンスプログラムが適切に実施されるようにすることで、規制リスクを最小化し、規制基準の遵守を確保する。

2.2 規制対応および製品登録

• 社内関係者と連携し、クロスファンクショナルチームとして規制および登録要件に関する理解を深める。
• 登録プロセスの各ステップを理解し、効果的に管理する。
• Nutrecoの方針、プロセス、手順および各国の規制要件に従い、輸入製品・原材料、未承認原材料、輸出製品に関する登録申請書類を取りまとめ、評価する。
• 登録証明書および有効期限を最新の状態に維持し、期限内に更新が行われるよう管理する。
• FAMICにおける工場登録に必要なすべての許認可およびライセンスを取得・維持する。
  ※対象：動物性タンパク質および海洋性タンパク質を含む社内取引製品のみ
• 現地当局との登録プロセスにおける窓口となる。
• 登録済み製品および原材料に対する製品変更の影響を評価する。
• 各国の登録状況について月次でアップデートを行う。会社戦略に沿って登録計画の実行、見直しおよび修正を担当する。
• 登録に関する課題について、直属の同僚およびグローバル登録チームに助言および情報提供を行う。
• 登録および輸入許可に関する質問について、カスタマーサービスチームおよび営業チームの窓口となる。

2.3 方針策定および実施

• レギュラトリー領域における手順の策定を支援し、その実施状況をモニタリングする。

2.4 事務管理

• FAIR、Microsoft Teamsなどの社内データベースを活用し、規制プロセスの効率的な実行およびNutreco要件への遵守を確保する。

2.5 レギュラトリーアフェアーズ

• レギュラトリーに関する目標および戦略を実行する。
• 飼料および食品安全に関する規制動向をモニタリングし、関連要件への遵守を確保する。
• マーケティング、配合設計、購買、QA/QC、営業を含む現地従業員が、飼料および食品安全に関する関連要件、ならびに製品登録に影響を及ぼす可能性のある要件を理解できるようにする。
• 主要指標、主要管理項目および規制コンプライアンス基準について報告する。

2.6 データ収集および分析

• 事前に定められたツール、方法およびフォーマットを使用してデータを収集・分析する。業務は独立して遂行することが求められる。

2.7 個人能力の開発

• 評価および能力開発計画への参加、ならびに公式・非公式の研修やコーチングを通じて、自身の能力を向上させる。必要に応じて外部専門資格を取得または維持し、業務遂行能力および個人の成長を高める。
• 継続的な学習、会議への参加、専門メディアの閲覧を通じて、関連技術、外部規制および業界のベストプラクティスに関する理解を維持する。

主要業績評価指標（KEY PERFORMANCE INDICATORS）

• 登録プロセスの効率性および有効性
  例：申請書類作成のスピード、政府機関における処理状況、申請書類の品質
• 登録済み原材料および製品数
• 登録ライセンスの期限切れまたは更新遅延による事業中断ゼロ
• 規制関連質問への100%対応
• Nutrecoの基準および方針への遵守
• 関連するすべての規制への遵守および監査結果
• レギュラトリー目標および戦略の実行
• 主要指標、主要管理項目および規制コンプライアンス基準に関する報告
• 新規および既存の飼料、食品、獣医、環境および貿易関連法規制に対するNutreco各社の対応準備
• プロセスおよびプロジェクトにおける製品・コンセプトの規制評価の成功
• 経営陣および事業部門へのサポートおよび助言の品質
• カスタマーサービスマインドを持って業務を遂行すること
• 出荷状況を日次で追跡・更新すること

応募資格

• 生命科学分野の修士号
  例：獣医学、動物生産、動物栄養学
  または、十分な技術的知識を有する法学博士または法務関連資格
• 飼料、食品、環境および獣医関連法規に関する知識、特に製品登録に関する知識
• レギュラトリー、知的財産、R&D、オペレーション、品質、マーケティングを統合的に理解できる能力
• イノベーションにおけるレギュラトリーの役割に関する理解
• 動物飼料および畜産セクター、ならびに関連ステークホルダーに関する理解
• 飼料、食品、獣医関連法規および製品登録に関する専門知識
• 優れた分析力およびコミュニケーション能力
• 異文化理解力
• 英語および日本語に堪能であること
  ※読み書き・会話の両方
• 本ポジションでは、ネイティブレベルの日本語能力が必要です。

学歴

• 学士号または同等レベル

経験

• 5年未満

レギュラトリー知識

• 中級レベル
• 飼料、食品、獣医および／または環境関連法規に関する基本的な理解

レギュラトリープロセス

• 中級レベル
• 社内外のレギュラトリープロセスに関する基本的な理解

マネジメントガイダンス

• カスタマーサービススーパーバイザーおよびバンコクを拠点とするリージョナル品質・レギュラトリーマネージャーの管理・指導のもとで業務を遂行する。

ネットワーク

• 限定的な社内外ネットワーク

勤務条件

• フルタイムポジション、週40時間勤務
• 勤務地：福岡市博多区の福岡本社、または東京
  ※東京の場合は100%在宅勤務可。ただし、書類への署名や受け取りが必要な場合、福岡オフィスへの訪問が求められる場合があります。
• カスタマーサービススーパーバイザーおよびバンコクを拠点とするリージョナル品質・レギュラトリーマネージャーの双方にレポートします。また、グローバルチームメンバーとも定期的に連携します。
• 専門性を高め、柔軟な勤務時間のもとで、個人としてもプロフェッショナルとしても成長できる機会があります。
• スキルおよび経験に応じた魅力的な給与、年次有給休暇、社会保険完備、ならびに401K確定拠出年金制度の対象となります。

How and why to find out more
We can offer you a meaningful career where you'll take pride in the role you play every day in Feeding the Future. If you are interested in joining us, get ready to Own your progress, your potential, and your career. We aim to review all applications within five business days and will get back to you as soon as possible.
#OwnIt

Our organisation:
Nutreco is a global leader in animal nutrition and fish feed. Our advanced nutritional solutions are at the origin of food for millions of consumers worldwide. Quality, innovation and sustainability are guiding principles, embedded in the Nutreco culture from research and raw material procurement to products and services for agriculture and aquaculture. Experience across 100 years brings Nutreco a rich heritage of knowledge and experience for building its future.

Equal Opportunity Employer:

Nutreco is an equal opportunity employer; applicants are considered for all roles without regard to race, color, religious creed, sex, national origin, citizenship status, age, physical or mental disability, sexual orientation, marital, parental, military status or any other status protected by applicable local law. Please advise us at any point during the recruitment and selection process if you require accommodation. Nutreco is committed to compliance with all applicable legislation, including providing accommodation for applicants with disabilities.