Project Coordinator

Greenvolt Next is committed to decentralized energy production, as it represents one of the key pillars of the energy transition and a crucial lever for reducing electricity bills. We have partnerships across Europe, based on local expertise and a deep understanding of each market.

Greenvolt Next France is seeking a Project Coordinator who will be responsible for ensuring the efficient administrative, financial and operational coordination of the Carrefour project. Acting as the central point of support for project management, the role provides comprehensive assistance to the Project Director and project team, ensuring accurate reporting, document management, budget monitoring, supplier coordination and compliance with internal procedures. This position plays a key role in maintaining project governance, facilitating communication between stakeholders and supporting the successful delivery of project milestones.

Key Responsibilities:

· Provide day-to-day administrative and operational support to the Project Director and project team.

· Maintain project documentation, ensuring proper version control, filing, traceability and compliance with company standards.

· Support project planning activities, including meeting organization, agenda preparation, minutes, action tracking and follow-up.

· Monitor project budgets, commitments, purchase orders, invoices and payment status, ensuring alignment with approved budgets and project timelines.

· Prepare regular project reports, dashboards and KPIs for management review.

· Coordinate communication with internal departments including Finance, Procurement, Legal, HR and HSE.

· Support contract administration, ensuring supplier and subcontractor documentation is complete, updated and properly archived.

· Track project deliverables, milestones and deadlines, escalating risks or delays when necessary.

· Assist in the preparation of business cases, presentations, project status reports and management reporting packs.

· Coordinate travel arrangements, accommodation, logistics and visitor management for project-related activities.

· Support procurement activities, including supplier onboarding, purchase requisitions and invoice tracking.

· Maintain accurate records of project costs and support monthly financial closing activities.

· Facilitate communication with external stakeholders, consultants, suppliers, contractors, clients and local authorities when required.

· Support audit processes and ensure compliance with company policies and project governance requirements.

Manage multiple priorities simultaneously while ensuring high levels of accuracy and confidentiality

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Greenvolt Next s'engage en faveur de la production décentralisée d'énergie, qui constitue l'un des piliers essentiels de la transition énergétique et un levier majeur pour réduire les factures d'électricité. Nous développons des partenariats à travers l'Europe, fondés sur une expertise locale et une connaissance approfondie de chaque marché.

Greenvolt Next France recherche un(e) Project Coordinator, qui sera chargé(e) d'assurer la coordination administrative, financière et opérationnelle efficace du projet Carrefour. Véritable point central de soutien à la gestion du projet, ce poste apportera un accompagnement complet au Directeur de Projet ainsi qu'à l'équipe projet, en garantissant la qualité du reporting, la gestion documentaire, le suivi budgétaire, la coordination des fournisseurs et le respect des procédures internes. Ce rôle est essentiel pour assurer la bonne gouvernance du projet, faciliter la communication entre les parties prenantes et contribuer à la réalisation des différentes étapes du projet.

Principales responsabilités :

• Assurer un soutien administratif et opérationnel quotidien au Directeur de Projet et à l'équipe projet.
• Gérer la documentation du projet en garantissant le contrôle des versions, le classement, la traçabilité et la conformité aux normes de l'entreprise.
• Soutenir les activités de planification du projet, notamment l'organisation des réunions, la préparation des ordres du jour, la rédaction des comptes rendus, le suivi des actions et des décisions.
• Suivre les budgets du projet, les engagements, les bons de commande, les factures et les paiements, en veillant à leur conformité avec les budgets approuvés et le calendrier du projet.
• Préparer les rapports périodiques, tableaux de bord et indicateurs clés de performance (KPI) destinés à la direction.
• Coordonner les échanges avec les services internes, notamment Finance, Achats, Juridique, Ressources Humaines et HSE.
• Assurer le suivi administratif des contrats et veiller à ce que la documentation des fournisseurs et sous-traitants soit complète, à jour et correctement archivée.
• Suivre les livrables, les jalons et les échéances du projet, en signalant les risques ou retards lorsque cela est nécessaire.
• Participer à la préparation des business cases, des présentations, des rapports d'avancement du projet et des dossiers de reporting destinés au management.
• Organiser les déplacements, les hébergements, la logistique et l'accueil des visiteurs dans le cadre des activités du projet.
• Soutenir les activités d'achats, notamment l'intégration des fournisseurs, les demandes d'achat et le suivi des factures.
• Tenir à jour les enregistrements des coûts du projet et participer aux activités de clôture financière mensuelle.
• Faciliter la communication avec les parties prenantes externes, notamment les consultants, fournisseurs, sous-traitants, clients et autorités locales, lorsque nécessaire.
• Participer aux audits et veiller au respect des politiques de l'entreprise ainsi que des exigences de gouvernance du projet.
• Gérer plusieurs priorités simultanément tout en garantissant un haut niveau de précision, de qualité et de confidentialité.

Requirements

• Bachelor's degree in Business Administration, Project Management, Finance, Economics or related field.
• Minimum 3 years of experience in Project Coordination, Project Control, Executive Assistance or similar administrative roles.
• Experience supporting infrastructure, renewable energy, construction or industrial projects is highly desirable.
• Experience in budget tracking, invoicing and project reporting.
• Experience working in international and multicultural environments.
• Advanced Microsoft Office skills, particularly Excel, PowerPoint and Teams.
• Strong reporting and analytical capabilities.
• Excellent organizational and document management skills.
• Ability to manage multiple priorities and deadlines simultaneously.
• Strong written and verbal communication skills.
• High attention to detail and accuracy.
• Strong stakeholder management skills.
• Ability to work autonomously with minimal supervision.
• Fluent French and English; additional languages are an advantage.
  

We want an energy transition for everyone, from everyone !

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• Diplôme de niveau Bac+3/Bac+5 en Administration des affaires, Gestion de projet, Finance, Économie ou dans un domaine similaire.
• Minimum de 3 ans d'expérience en coordination de projets, contrôle de projets, assistanat de direction ou dans des fonctions administratives similaires.
• Une expérience dans le secteur des infrastructures, des énergies renouvelables, de la construction ou de l'industrie est fortement appréciée.
• Expérience en suivi budgétaire, gestion de la facturation et reporting de projets.
• Expérience dans un environnement international et multiculturel.
• Maîtrise avancée de Microsoft Office, en particulier Excel, PowerPoint et Teams.
• Solides compétences en reporting et en analyse.
• Excellentes capacités d'organisation et de gestion documentaire.
• Capacité à gérer simultanément plusieurs priorités et à respecter des délais exigeants.
• Excellentes compétences en communication écrite et orale.
• Grand sens du détail et de la précision.
• Excellentes compétences en gestion des parties prenantes.
• Capacité à travailler de manière autonome avec un minimum de supervision.
• Maîtrise courante du français et de l'anglais ; toute langue supplémentaire constitue un atout.

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