Personal Assistant/ Secretary

Job Description

Addetto Front Office (Receptionist)

L’addetto al Front Office (Receptionist) rappresenta il primo contatto tra i le famiglie, i fornitori ed, in generale, il personale esterno e l'Istituto. Gioca un ruolo essenziale nell'esperienza del cliente e deve pertanto seguire rigide norme aziendali riguardo al proprio comportamento, all'abbigliamento e alle mansioni.

Responsabilità principali

• Accogliere l’utenza che necessita di informazioni o prestazioni, sia in presenza che telefoniche.
• Fornire informazioni a ospiti e clienti;
• Rispondere alle chiamate e alle email;
• Smistare la posta;
• Redigere comunicazioni e lettere;
• Archiviare documentazione;
• Offrire supporto alle segreterie;
• Fornire cartellini identificativi ai visitatori;
• Sorvegliare gli ingressi alla struttura.

Competenze, qualifiche ed esperienza

1. Doti comunicative e relazionali
Trattandosi di un lavoro a stretto contatto con il pubblico e rappresentando il primissimo contatto dei clienti con l'Istituto, è indispensabile che l'addetto alla reception abbia eccellenti doti relazionali e comunicative.
Questo significa essere cordiale, gentile, paziente, disponibile, avere un'educazione impeccabile e vestirsi secondo il codice aziendale.
2. Doti informatiche
Lavorare al front office significa gestire telefonate, email, comunicazioni, prenotazioni, usare calendari, archiviare dati e file, usare fogli di calcolo, usare tool informatici per la creazione di riunioni, conoscere il pacchetto Microsoft Office e altri strumenti informatici. Insomma, bisogna svolgere varie attività su PC, tablet o altri dispositivi in modo sicuro e veloce.
Per questo è importante avere buone competenze informatiche e un'ottima conoscenza dei principali dispositivi e programmi informatici, magari attestata da una certificazione riconosciuta.
3. Capacità organizzative e multitasking
La persona addetta al front office deve saper gestire efficacemente più compiti contemporaneamente, ad esempio rispondere al telefono e prendere appunti allo stesso tempo, per inoltrarli immediatamente al destinatario all’interno dell’Istituto tramite email.
4. Conoscenza di almeno una lingua straniera (Inglese preferibile)
5. Problem solving
Il problem solving è fondamentale per svolgere al meglio questo ruolo.
Chi lavora al front office deve essere in grado di gestire ogni tipo di imprevisto, da una consegna sbagliata a un blackout, a un ritardo per un appuntamento importante.
6. Puntualità e precisione
La persona addetta al front office deve essere puntuale, poiché si occupa di aprire la reception, accogliere la clientela e gestire le scadenze.

International Schools Partnership

ISP sta creando una famiglia internazionale leader di scuole private incentrate sull'apprendimento che offrono un'istruzione di alta qualità per bambini dai 2 ai 18 anni. ISP è cresciuta rapidamente negli ultimi 9 anni ed è ora uno dei più grandi gruppi scolastici a livello globale; attualmente conta circa 120 scuole, che offrono diversi programmi di studio e si basano su marchi e reputazioni locali, operando in 9 regioni. Con oltre 50.000 studenti e 9.000 dipendenti, si tratta di un gruppo complesso che sta crescendo molto rapidamente sia attraverso investimenti nelle scuole esistenti, sia attraverso l'apertura di nuove scuole e l'acquisizione di scuole.

La nostra visione è quella di essere un gruppo di scuole internazionali di qualità e dimensioni riconosciute nelle comunità locali e nel settore dell'istruzione per l'apprendimento, l'ambizione e la crescita sorprendenti. Crediamo che le scuole di successo siano quelle che mettono l'apprendimento al primo posto, puntando sempre a creare individui completi in grado di costruire carriere e vite di successo in un mondo in rapida evoluzione. Progressivamente, il nostro obiettivo è quello di posizionare le nostre scuole come scuola di prima scelta nella loro area locale.

Principi ISP

Iniziare con i nostri bambini e studenti. I nostri bambini e studenti sono al centro di ciò che facciamo. Semplicemente, il loro successo è il nostro successo. Il benessere e la sicurezza sono entrambi essenziali per gli studenti e l'apprendimento. Pertanto, siamo coerenti nell'identificare potenziali problemi di salvaguardia e nell'agire e dare seguito a tutte le preoccupazioni in modo appropriato.

Trattiamo tutti con cura e rispetto. Ci prendiamo cura gli uni degli altri, accogliamo le somiglianze e le differenze e promuoviamo il benessere di noi stessi e degli altri.

Operare in modo efficace. Ci concentriamo senza sosta sulle cose più importanti e che fanno la differenza. Applichiamo le politiche e le procedure scolastiche e incarniamo le idee condivise della nostra comunità.

Imparare continuamente. Migliorare ci spinge a farlo. Ci impegniamo positivamente nello sviluppo personale e professionale e nel miglioramento della scuola.

Impegno di ISP nei confronti dei principi di salvaguardia

ISP si impegna a salvaguardare e promuovere il benessere dei bambini e dei giovani e si aspetta che tutto il personale e i volontari condividano questo impegno. Tutti i titolari di posti di lavoro sono soggetti a procedure di selezione appropriate e a controlli soddisfacenti dei precedenti penali o equivalenti che coprano i precedenti 10 anni di lavoro.

ISP Principles

Begin with our children and students. Our children and students are at the heart of what we do. Simply, their success is our success. Wellbeing and safety are both essential for learners and learning. Therefore, we are consistent in identifying potential safeguarding

and Health & Safety issues and acting and following up on all concerns appropriately.

Treat everyone with care and respect. We look after one another, embrace similarities and differences and promote the well-being of self and others.

Operate effectively. We focus relentlessly on the things that are most important and will make the most difference. We apply school policies and procedures and embody the shared ideas of our community.

Are financially responsible. We make financial choices carefully based on the needs of the children, students and our schools.

Learn continuously. Getting better is what drives us. We positively engage with personal and professional development and school improvement.

ISP Commitment to Safeguarding Principles

ISP is committed to safeguarding and promoting the welfare of children and young people and expects all staff and volunteers to share this commitment. All post holders are subject to appropriate vetting procedures, including an online due diligence search, references and satisfactory Criminal Background Checks or equivalent covering the previous 10 years’ employment history.

ISP Commitment to Diversity, Equity, Inclusion, and Belonging

ISP is committed to strengthening our inclusive culture by identifying, hiring, developing, and retaining high-performing teammates regardless of gender, ethnicity, sexual orientation and gender expression, age, disability status, neurodivergence, socio-economic background or other demographic characteristics. Candidates who share our vision and principles and are interested in contributing to the success of ISP through this role are strongly encouraged to apply.