Operations & Customer Service Manager (m/w/d)

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Operations & Customer Service Manager (m/w/d) zunächst befristet auf 18 Monate. Die Position kann in hybrider Funktion ausgeübt werden.

Ziel der Position:

Als Spezialist für Betrieb und Kundenservice agieren Sie als zentrale Ansprechperson für alle Aktivitäten im Zusammenhang mit Kunden- und Lieferantenbestellungen. Ihr Hauptaugenmerk liegt auf der Gewährleistung einer genauen, zeitnahen und effizienten Bearbeitung von Bestellungen in unserem ERP-System (SAP), der Aufrechterhaltung einer hohen Servicequalität und der Unterstützung eines reibungslosen Ablaufs in allen Abteilungen.

Ihre Aufgaben:

• Entgegennahme, Prüfung und Bearbeitung von Kundenbestellungen sowie Lieferantenanfragen im ERP-System (SAP) unter Einhaltung interner Standards und Dokumentationsanforderungen.
• Pflege und Verwaltung von Stammdaten, Produktspezifikationen, Produktdatenblättern sowie kunden-, lieferanten- und produktbezogenen Informationen.
• Erfassung, Aktualisierung und Pflege von Kundenbedarfsprognosen im SAP-Planungstool sowie Übermittlung von Bedarfsanforderungen an den Einkauf zur Unterstützung der Material- und Produktionsplanung.
• Koordination, Versand und Dokumentation von Musterlieferungen und pharmazeutischen Endprodukten einschließlich Zollabwicklung, Versandbenachrichtigungen und Chargendokumentation.
• Überwachung von Lieferplänen, Lieferterminen und Zahlungsfristen sowie Abstimmung mit Einkauf, Produktion, Finanzen und externen Logistikdienstleistern.
• Vollständige Koordination der Kommunikation zwischen Herstellern, Kunden und internen Fachbereichen bei kritischen Themen wie verkürzten Haltbarkeiten, Lieferausfällen, Qualitätsabweichungen oder sonstigen Abweichungen.
• Teilnahme an Preisverhandlungen im Rahmen bestehender Supply Agreements einschließlich der Vorbereitung von Kalkulationen, finanziellen Analysen sowie der Abstimmung finaler Preisänderungen mit allen relevanten Stakeholdern.
• Teilnahme an persönlichen Kundenterminen zur Abstimmung langfristiger Bedarfs-, Produktions- und Geschäftsplanungen.
• Monatliche und quartalsweise Überprüfung von Kundenreports, Abstimmung der Ergebnisse sowie Erstellung und Freigabe von Debit- und Credit Notes gemäß vertraglichen Vereinbarungen.

Ihr Profil:

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein betriebswirtschaftliches Studium oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung in der kaufmännischen Sachbearbeitung, Auftragsabwicklung oder Administration, idealerweise im Bereich Supply Chain Management.
• Zusätzliche Qualifikationen oder Kenntnisse in den Bereichen Supply Chain Management, Prozessmanagement oder Logistik sind von Vorteil.
• sehr gute Englisch-Kenntnisse in Wort und Schrift
• ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit mit internen und externen Stakeholdern
• sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen, insbesondere Excel, sowie Grundkenntnisse in SAP