Gestionnaire de bureau / Office Manager

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La description du poste est présentée en français en premier, suivie de la version anglaise.

The job description is provided in French first, followed by the English version.

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Qui nous sommes

Chez Nature's Touch, vous ne faites pas que bâtir une carrière : vous rejoignez une équipe dynamique qui croit à la collaboration, à la diversité et à l'apprentissage continu.

Depuis 2004, nous avons grandi rapidement, passant d'une petite entreprise au Québec à un leader mondial dans la fabrication d'aliments surgelés de marque privée. Aujourd'hui, nous avons des usines modernes en Amérique du Nord et une présence en Australie, à Taïwan et au Japon. Nous sommes fiers de fournir nos produits à des millions de foyers dans le monde.

Ce qui nous motive : la qualité, l'innovation et le respect de l'environnement.

Nous construisons l'avenir des fruits surgelés - et nous aimerions que vous en fassiez partie !

L'opportunité

Cette personne relève du vice-président des Ressources humaines. Elle fait fonctionner notre tout nouveau bureau corporatif de Montréal - dès le premier jour. Elle met en place la façon dont le bureau fonctionne : les fournisseurs, les systèmes, les routines et la première impression que vit chaque visiteur et chaque nouvel employé. Elle sera le visage de Nature's Touch : la première personne que rencontrent nos visiteurs, nos partenaires et nos nouveaux employés, et celle qui incarne notre image et nos valeurs au quotidien. Quand le bureau roule sans accroc, tout le monde peut se concentrer sur ce qu'il fait de mieux. C'est ça, sa réussite.

Ce que vous ferez

Espace de bureau et équipement

• Gérer l'espace de bureau au quotidien : demandes d'entretien, services de nettoyage, contrôle d'accès et conformité en matière de sécurité
• Gérer l'équipement et le mobilier du bureau - postes de travail, imprimantes, technologies audiovisuelles des salles de réunion et appareils de cuisine - incluant l'installation, les réparations et le remplacement
• Commander et suivre les fournitures et l'inventaire du bureau, dans le respect du budget
• Être le principal point de contact avec la gestion de l'immeuble et le propriétaire pour les questions de bail, les réparations et les enjeux touchant l'immeuble
• Bâtir et gérer les relations avec les fournisseurs et prestataires de services (traiteurs, messagerie, nettoyage, entretien)

Accueil, courrier et soutien administratif

• Accueillir les visiteurs et répondre aux appels entrants
• Recevoir, trier et distribuer le courrier, les colis et les livraisons; coordonner les envois sortants et les services de messagerie
• Soutenir la planification des horaires, la coordination des réunions et la logistique sur place
• Tenir à jour les systèmes de classement et les dossiers du bureau, numériques et papier

Événements corporatifs et expérience employé

• Planifier et organiser les événements corporatifs du début à la fin - dîners d'équipe, célébrations, assemblées générales, activités hors site et visites de partenaires
• Coordonner la logistique d'accueil des nouveaux employés : installation du poste de travail, cartes d'accès et trousse de bienvenue
• Soutenir les communications internes : annonces, politiques du bureau et invitations aux événements

Santé, sécurité et budget

• Veiller à ce que le milieu de travail respecte les normes de santé et de sécurité; tenir à jour les procédures d'urgence et les contacts
• Gérer la documentation d'assurance liée aux locaux
• Suivre les budgets du bureau et traiter les factures
• Trouver des façons d'automatiser les tâches administratives répétitives à l'aide d'outils d'intelligence artificielle et de Microsoft 365

Ce que vous apportez

• Minimum 5 ans d'expérience en administration ou en gestion de bureau
• Expérience dans l'organisation d'événements corporatifs et la gestion de fournisseurs
• Excellent sens de l'organisation : vous gérez plusieurs priorités à la fois sans perdre de vue les détails
• Excellentes compétences en communication écrite et orale
• Expérience concrète avec des outils d'intelligence artificielle (comme Claude) pour simplifier le travail administratif - rédaction de correspondance, résumé de documents, automatisation des horaires ou création de flux de travail simples
• Maîtrise de Microsoft 365 et d'outils de base en tenue de livres ou en gestion des dépenses
• Discrétion et professionnalisme - vous aurez accès à des renseignements sensibles de l'entreprise
• Expérience dans l'ouverture d'un nouveau bureau ou la gestion d'un déménagement, un atout
• La maîtrise du français et de l'anglais est requise pour ce poste. Le français est nécessaire pour collaborer avec les équipes, les employés et les visiteurs du bureau de Montréal et pour respecter les exigences linguistiques du Québec. L'anglais est nécessaire pour collaborer avec les collègues, les partenaires et les fournisseurs ailleurs au Canada, aux États-Unis et au Mexique, dans le cadre des fonctions liées à ce rôle.

À quoi s'attendre

• Contributeur individuel. Aucun employé à gérer. Vous travaillerez de près avec le vice-président des Ressources humaines, l'équipe RH et les leaders des départements corporatifs.
• Rôle de bâtisseur. Le bureau est nouveau : vous créerez les processus, la liste de fournisseurs et les routines, plutôt que d'en hériter.
• Travail concret. Vous vous occuperez vous-même des détails, de la livraison à la porte jusqu'à l'installation d'un événement.
• Automatisation et IA. Vous repérerez les tâches administratives à automatiser et utiliserez des outils d'IA pour les rendre plus rapides.

Conditions de travail

• Poste permanent à temps plein, du lundi au vendredi, 40 heures par semaine
• Basé temporairement à notre bureau actuel de Ville Saint-Laurent, QC, avec un déménagement prévu en février 2027 dans notre nouveau bureau corporatif du Vieux-Montréal
• Modèle hybride - minimum 3 jours par semaine au bureau
• Une certaine flexibilité est requise pour les journées d'événements et les livraisons prévues
• Le français est la langue principale de travail au bureau de Montréal et est nécessaire pour collaborer avec les équipes et les employés sur place. L'anglais est utilisé dans le cadre des fonctions du poste pour collaborer avec les équipes et les partenaires ailleurs au Canada, aux États-Unis et au Mexique

Pourquoi nous rejoindre

• Bâtir un tout nouveau bureau corporatif à partir de zéro et y laisser votre marque
• Faire partie d'une entreprise en pleine expansion, avec une culture collaborative
• Travailler avec une équipe qui valorise l'innovation, la responsabilisation et le soutien mutuel

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Who We Are

At Nature's Touch, you're not just building a career; you're joining a trailblazing team that believes in the power of collaboration, diversity, and continuous learning.

Since 2004, we've been on a fast-growing journey from a small startup to a global leader in private-label frozen food manufacturing. With modern facilities across North America - including two plants in the U.S. and one in Mexico - we proudly supply millions of households worldwide. What drives us is simple: a commitment to quality, innovation, and sustainability.

We're shaping the future of frozen fruit - and we'd love for you to be part of that growth. At Nature's Touch, growth opportunities are everywhere!

The Opportunity

Reporting to the VP of Human Resources, the Office Manager makes our brand-new Montreal corporate office work - from day one. You'll set up how the office runs: the vendors, the systems, the routines, and the first impression every visitor and new hire gets. You'll be the face of Nature's Touch: the first person our visitors, partners, and new hires meet, and the one who brings our image and values to life every day. When the office runs smoothly, everyone else can focus on what they do best. That's your win.

What You'll Do

Office Space & Equipment

• Manage the office space day to day: maintenance requests, cleaning services, security access, and safety compliance
• Manage office equipment and furniture - workstations, printers, meeting-room AV, and kitchen appliances - including setup, repairs, and replacement
• Order and track office supplies and inventory, within budget
• Act as the main contact with building management and the landlord for lease matters, repairs, and building-wide issues
• Build and manage relationships with vendors and service providers (catering, couriers, cleaning, maintenance)

Reception, Mail & Administrative Support

• Welcome visitors and handle incoming calls
• Receive, sort, and distribute mail, packages, and deliveries; coordinate outgoing shipments and courier services
• Support scheduling, meeting coordination, and on-site logistics
• Maintain filing systems and office records, digital and physical

Corporate Events & Employee Experience

• Plan and run corporate events from start to finish - team lunches, celebrations, town halls, offsites, and partner visits
• Coordinate onboarding logistics for new hires: workstation setup, access badges, and welcome materials
• Support internal communications: announcements, office policies, and event invitations

Health, Safety & Budget

• Make sure the workplace meets health and safety regulations; maintain emergency procedures and contacts
• Manage insurance documentation for the office space
• Track office budgets and process invoices
• Find ways to automate routine admin work using AI tools and Microsoft 365

What You Bring

• 5+ years of experience in office administration or office management
• Experience planning corporate events and managing vendors
• Strong organizational skills: you juggle many priorities without losing track of the details
• Excellent written and verbal communication
• Hands-on experience using AI tools (such as Claude) to streamline admin work - drafting correspondence, summarizing documents, automating scheduling, or building simple workflows
• Proficiency with Microsoft 365 and basic bookkeeping or expense tools
• Discretion and professionalism - you'll have access to sensitive company information
• Experience opening a new office or managing an office move is an asset
• Proficiency in both French and English is required for this position. French is necessary to collaborate with teams, employees, and visitors at the Montreal office and to meet Quebec's language requirements. English is necessary to collaborate with colleagues, partners, and vendors in the rest of Canada, the United States, and Mexico, as part of the duties associated with this role.

What to Expect

• Individual contributor role. No direct reports. You'll work closely with the VP of Human Resources, the HR team, and leaders across corporate departments.
• A builder role. The office is new - you'll create the processes, vendor list, and routines rather than inherit them.
• Hands-on. You'll handle the details yourself, from the delivery at the door to the event setup.
• Automation and AI. You'll find admin tasks to automate and use AI tools to make them faster and smarter.

Working Conditions

• Full-time, permanent position, Monday to Friday, 40 hours per week
• Temporarily based at our current Ville Saint-Laurent, QC office, with a move to our new corporate office in Old Montreal expected in February 2027
• Hybrid work model - minimum 3 days per week in the office
• Some flexibility is needed for event days and scheduled deliveries
• French is the primary working language at the Montreal office and is necessary to collaborate with on-site teams and employees. English is used as part of the position's duties to collaborate with teams and partners in the rest of Canada, the United States, and Mexico

Why Join Us

• Build a brand-new corporate office from the ground up and make it your own
• Be part of an expanding, global company with a collaborative culture
• Work with a team that values innovation, accountability, and mutual support