Office Manager*in mit Assistenzaufgaben (m/w/d)

Teilzeit · 20 Wochenstunden · Erfurt

Bunt, herzlich, virtuos sind keine Fremdwörter für dich? Dann kannst du dich vielleicht schon bald MusikWerkler_in nennen und in Thüringens größter freier Musikschule mitspielen. Wir sind ein junges, weltoffenes und inspiriertes Team, sind kreativ, verspielt und niemals müde, unsere Leidenschaft für Musik zu teilen. Wir suchen dich als **Office Manager_in mit Assistenzaufgaben (m/w/d)** oder eben einfach Organisationstalent, Koordinator_in und Gastgeber_in!

Die Stelle umfasst 20 Wochenstunden. Dein Schwerpunkt liegt auf der Organisation unseres Büros, der Kommunikation mit unseren Schüler*innen und unserem Team sowie der Koordination des laufenden Unterrichtsbetriebs.

Aufgaben

Deine Bühne bei uns

Du sorgst dafür, dass unser MusikWerk-Alltag gut organisiert ist und sich Schüler_innen, Eltern, Dozent_innen und Gäste bei uns willkommen fühlen.

Dabei übernimmst du vor allem folgende Aufgaben:

• Du betreust zu festgelegten Servicezeiten unseren Empfang und bist die erste Anlaufstelle für Schüler*innen, Eltern und Gäste.
• Du beantwortest Anfragen über unsere zentralen Support-Postfächer und unser Supporttelefon.
• Du koordinierst organisatorische Fragen rund um den laufenden Musikunterricht – zum Beispiel Terminänderungen, Raumbelegungen und Informationen an Schüler_innen oder Dozent_innen.
• Du hältst unsere Kunden-, Schüler- und Unterrichtsdaten in unserer Verwaltungssoftware aktuell.
• Du unterstützt die Geschäftsführung bei Terminabsprachen, Korrespondenz und der Vor- und Nachbereitung von Meetings.
• Du übernimmst assistierende Aufgaben im Rechnungswesen, bei der Angebotserstellung und in der vorbereitenden Buchhaltung. Dazu sammelst und sortierst du Belege, bereitest sie für unseren Steuerberater auf und übermittelst sie. Perspektivisch arbeiten wir hierbei digital mit DATEV Unternehmen online.
• Du unterstützt nach vorheriger Abstimmung bei einzelnen Veranstaltungen oder einem klar abgegrenzten kleinen Projekt.

Damit deine 20 Stunden auch wirklich 20 Stunden bleiben, setzen wir gemeinsam Prioritäten. Sonderprojekte und Veranstaltungen planen wir frühzeitig und stimmen sie mit deiner regulären Arbeitszeit ab.

Qualifikation

Das bringst du mit

Für diese Stelle sind uns Persönlichkeit, Verlässlichkeit und Freude am Umgang mit Menschen besonders wichtig.

Du passt gut zu uns, wenn du:

• freundlich, offen und wertschätzend kommunizierst,
• auch dann den Überblick behältst, wenn mehrere Menschen gleichzeitig etwas von dir möchten,
• strukturiert, sorgfältig und eigenverantwortlich arbeitest,
• Aufgaben priorisieren und freundlich Grenzen kommunizieren kannst,
• gern organisierst und verlässlich nachhältst,
• sicher mit E-Mail, Kalendern und den gängigen MS-Office-Anwendungen umgehst,
• bereit bist, dich in unsere Verwaltungs- und CRM-Software einzuarbeiten,
• sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift mitbringst,
• Verschwiegenheit und einen verantwortungsvollen Umgang mit persönlichen Daten selbstverständlich findest.

Eine bestimmte Ausbildung ist für uns nicht entscheidend. Viel wichtiger ist, dass du Organisationstalent, Lernfreude und idealerweise praktische Erfahrungen im Office-Management, Kundenservice, Sekretariat oder in der vorbereitenden Buchhaltung mitbringst. Auch als Quereinsteiger*in bist du bei uns herzlich willkommen.

Benefits

Das erwartet dich bei uns

• eine Teilzeitstelle mit 20 Wochenstunden,
• klar vereinbarte Arbeits- und Präsenzzeiten,
• sechs Wochen Urlaub,
• die Möglichkeit, während der Thüringer Schulferien teilweise im Homeoffice zu arbeiten,
• eine strukturierte Einarbeitung in unsere Abläufe und Systeme,
• regelmäßige Fort- und Weiterbildung,
• eine hochwertige und vollständige Arbeitsausstattung,
• kurze Wege, offene Ohren und die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen,
• ein lebendiges, wertschätzendes und professionelles Arbeitsumfeld,
• jede Menge Musik und ein Team, das gern gemeinsam etwas bewegt.

Wichtige Rahmenbedingungen

Die Position ist eine organisatorische Teilzeitstelle mit klaren Schwerpunkten. Die Verantwortung für Ordnung, gute Stimmung und ein wertschätzendes Miteinander tragen wir als gesamtes Team – nicht du allein.

Gelegentliche Einsätze bei Veranstaltungen können vorkommen. Diese werden rechtzeitig vereinbart und durch entsprechenden Freizeitausgleich innerhalb deiner Arbeitszeit berücksichtigt.

Arbeitsort: Erfurt
Arbeitszeit: 20 Wochenstunden
Vergütung: 1.400,00 EUR bis 1.650,00 EUR brutto pro Monat
Beginn: 01.12.2026

Klingt für dich nach genau dem Job, den du schon immer haben wolltest? Wir freuen uns wahnsinnig, dich kennenzulernen!