Legal Secretary

Practice Group / Department:

Head of Banking & Finance

Job Description

We're Norton Rose Fulbright - a global law firm with over 50 offices and 7,000 employees worldwide. We provide the world’s preeminent corporations and financial institutions with a full business law service. At Norton Rose Fulbright, our strategy and our culture are closely entwined. We know that our expansion will mean little unless it is underpinned by truly global collaboration and we understand that pioneering work only takes place when our people have room to move and think beyond boundaries. As well as the relevant skills and experience, we're looking for people who are innovative, commercial and value the work that they do.

Mission principale du poste :

En équipe/ pool avec une ou plusieurs autres secrétaires, vous aurez pour mission d’assurer le secrétariat quotidien de l’équipe (Associés, Counsels et Avocats).

Activités :

Secrétariat :

•Gérer quotidiennement les e-mails, les appels téléphoniques, les renvois d’appel et la prise des messages ;

•Planifier et organiser les rendez-vous (gestion des agendas, organisation des réunions et des conférences téléphoniques) et les déplacements des membres de l’équipe ;

•Prendre en charge l’impression, la numérisation, les photocopies de documents et la création de bibles ;

•Assurer la frappe, la relecture, la correction et la mise en forme de documents en français et en anglais ;

•Effectuer le classement et l’archivage des dossiers électroniques et physiques de l’équipe

Facturation et gestion client :

•Assurer l'ouverture de dossiers clients et la création de matters ;

•Editer, traduire et vérifier les descriptifs et l’envoi des factures aux clients en fin de période ;

•Relancer et suivre les factures

•Mettre à jour les dossiers dans la base de données des opérations du cabinet ;

•Aider les avocats dans la préparation des correspondances avec les tribunaux et les parties adverses, des conclusions et des dossiers de plaidoiries via e-Barreau (RPVA) ;

Business développement :

•Actualiser la base de données contacts Interaction (1) en gérant les contacts de votre associé/équipe, (2) en rentrant les activités de Business Development;

•Contribuer aux appels d’offres (ouverture de dossiers non facturables, mise à jour de la base de données des appels d’offres, mise en page des réponses à appels d’offres et des listes de références, entre autre, mise à jour de la base de données des CV) ;

•Aider à la préparation d’évènements marketing pour promouvoir l’activité arbitrage et compliance (réservation de salle, restauration, création de liste d’envoi, invitations, relances, badges, accueil, suivi post-évènement).

Compétences requises

-Bonne maitrise des outils informatiques (Pack Office en particulier Word et Excel)

-Anglais courant

-Rigueur, adaptabilité, flexibilité

-Gestion du stress et des priorités

Diversity, Equity and Inclusion

To attract the best people, we strive to create a diverse and inclusive environment where everyone can bring their whole selves to work, have a sense of belonging, and realize their full career potential.
Our new enabled work model allows our people to have more flexibility in the way they choose to work from both the office and a remote location, while continuing to deliver the highest standards of service. We offer a range of family friendly and inclusive employment policies and provide access to programmes and services aimed at nurturing our people’s health and overall wellbeing. Find more about Diversity, Equity and Inclusion here.

We are proud to be an equal opportunities employer and encourage applications from individuals who can complement our existing teams. We strive to create an inclusive and accessible recruitment process for all candidates. If you require any tailored adjustments or accommodations, please let us know here.