Kundservice medarbetare till Warehouse Frigoscandia

Vill du vara med och göra skillnad för våra kunder?

Vi söker nu en kundservicemedarbetare som får en kick av att ge kunden det lilla extra när det kommer till service och som vill utvecklas tillsammans med oss.

Du gillar att lösa problem, tar ansvar när något inte går enligt plan och har förmågan att snabbt och rationellt hitta en väg framåt. Du vågar tänka utanför boxen och delar gärna med dig av tankar, idéer och förbättringsförslag till dina kollegor.

Lager och logistik är en verksamhet där tempot stundtals är högt och förutsättningarna snabbt kan förändras. Därför söker vi dig som trivs i en händelserik vardag, kan prioritera mellan flera uppgifter och samtidigt behålla ett professionellt och positivt bemötande.

Om rollen

Som kundservicemedarbetare hos oss blir du en viktig länk mellan våra kunder och den operativa verksamheten. Du arbetar nära kunder, lager, transport, terminal och andra interna funktioner för att säkerställa att frågor, bokningar, lagersaldon och avvikelser hanteras snabbt, korrekt och professionellt.

Rollen omfattar både lager- och transportrelaterade frågor. Det innebär att du dagligen kommer att följa upp inkommande och utgående godsflöden, hantera frågor kring lagersaldo, inlagring, utleveranser, orderstatus och inventeringsavvikelser samt säkerställa att informationen till kunden är korrekt och uppdaterad.

För oss handlar bra kundservice inte bara om att svara på en fråga. Vi vill förstå kundens behov, ta ansvar för ärendet och säkerställa att kunden får återkoppling hela vägen fram till en lösning.

Vi vill också arbeta proaktivt. När vi ser återkommande avvikelser behöver vi förstå varför de uppstår, identifiera grundorsaken och tillsammans med övriga delar av verksamheten hitta lösningar som gör att problemet inte uppstår igen.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter

• Hantera och följa upp lagerrelaterade kundärenden, exempelvis frågor om saldon, orderstatus, inlagring och utleveranser.
• Säkerställa korrekt registrering och uppföljning av lagertransaktioner i våra system.
• Utreda och följa upp lageravvikelser, differenser och inventeringsrelaterade frågor.
• Samverka med lagerdriften för att säkerställa att kundorder hanteras enligt överenskomna ledtider och kvalitetskrav.
• Föra dialog med kunder kring lagertjänster, förändrade behov och operativa frågor kopplade till lagring och distribution.
• Bidra till att utveckla våra lagerprocesser genom att identifiera återkommande fel, flaskhalsar och förbättringsområden.
• Hantera och dokumentera kundärenden i våra ärendehanteringssystem.
• Följa upp öppna ärenden och säkerställa att kunden får tydlig och professionell återkoppling.
• Hantera inkommande samtal och digital kommunikation från våra kunder.
• Bevaka, hantera och stänga transport- och leveransavvikelser.
• Registrera manuella bokningar och hantera förändringar i befintliga bokningar.
• Söka och spåra gods genom våra system och i dialog med den operativa verksamheten.
• Agera på obokat och omärkt gods på våra terminaler och säkerställa att det hanteras och kommer vidare.
• Identifiera återkommande fel och avvikelser och bidra till att hitta grundorsaken.
• Driva frågor vidare till rätt ansvarig funktion när de inte kan lösas direkt.
• Bidra med idéer och förbättringsförslag som utvecklar våra arbetssätt och kundupplevelsen.

Vem söker vi?

För att lyckas och trivas i rollen tror vi att du uppskattar en arbetsmiljö där tempot varierar och där flera frågor ibland behöver hanteras samtidigt.

Du arbetar strukturerat och har förmågan att prioritera det som är viktigast för stunden utan att tappa helheten. När något oväntat inträffar är din naturliga reaktion att försöka förstå situationen och hitta en lösning.

Du har ett intresse för logistiska flöden och förståelse för hur lager- och transportverksamhet samverkar för att skapa en hög leveranskvalitet till kunden. Du trivs med att ha många kontaktytor och kan växla mellan administrativa uppgifter, kunddialoger och operativa frågeställningar i den dagliga verksamheten.

Du är också en lagspelare. För oss innebär det att du delar information, hjälper dina kollegor och förstår att ett bra resultat skapas tillsammans mellan kundservice, lager, trafik, terminal och övriga delar av verksamheten.

Vi tror att du är:

• Serviceinriktad och mån om att skapa en riktigt bra kundupplevelse.
• Lösningsorienterad och nyfiken på varför problem uppstår.
• Strukturerad och bra på att prioritera.
• Initiativtagande och bekväm med att ta ansvar för dina arbetsuppgifter.
• Analytisk och intresserad av att hitta grundorsaker, inte bara hantera symptomen.
• Uthållig och mån om att följa dina ärenden hela vägen till lösning.
• En lagspelare som gärna delar information, kunskap och idéer.
• Förändringsbenägen och nyfiken på nya arbetssätt.
• Digitalt nyfiken och har lätt för att lära dig nya system och verktyg.

Kvalifikationer

Rollen innebär ett dagligt arbete i flera olika digitala system och därför är god datavana och digital förståelse en viktig förutsättning.

Vi ser gärna att du har erfarenhet från lager-, transport- eller logistikverksamhet och en förståelse för hur varuflöden planeras, administreras och följs upp. Erfarenhet av lagerhanteringssystem (WMS), affärssystem eller andra logistiska stödsystem är meriterande.

Har du tidigare arbetat med kundservice kopplat till lagerlogistik, tredjepartslogistik (3PL), orderhantering eller lageradministration ser vi det som särskilt meriterande.

För oss är det inte avgörande att du tidigare har arbetat i exakt samma typer av system som vi använder. Viktigare är att du känner dig trygg i en digital arbetsmiljö, har lätt för att förstå hur olika system och processer hänger ihop och framför allt har förmågan och viljan att snabbt sätta dig in i nya system, verktyg och arbetssätt.

Vår verksamhet utvecklas kontinuerligt och våra digitala arbetssätt kommer att förändras över tid. Vi söker därför dig som är nyfiken på nya lösningar, ser förändring som en naturlig del av vardagen och snabbt kan omsätta ny kunskap i praktiken.

Du behöver vara bekväm med att arbeta i flera system parallellt, kunna söka och värdera information och självständigt försöka hitta lösningar när du ställs inför nya situationer.

Vi ser gärna att du har tidigare erfarenhet från logistik, lager, transport, kundservice eller annan operativ verksamhet där du har fungerat som en länk mellan flera olika parter.

Erfarenhet av CRM-system, transport- eller logistiksystem eller liknande administrativa system är meriterande, men din förmåga att lära nytt och anpassa dig till förändrade digitala arbetssätt väger tungt.

De flesta kunddialoger sker på svenska, men vi har även en stor del kommunikation på engelska. Därför behöver du kunna uttrycka dig väl i svenska och engelska, både i tal och skrift.

Framför allt lägger vi stor vikt vid dina personliga egenskaper och vad du kan bidra med till gruppen.

Vi erbjuder dig

Hos Frigoscandia får du möjlighet att utvecklas tillsammans med en verksamhet som befinner sig i förändring.

För oss innebär förändring också möjligheter. Vi vill skapa utrymme för egna initiativ, nya idéer och bättre arbetssätt och söker därför medarbetare som vill vara med och påverka hur vi arbetar framåt.

Rollen ger dig möjlighet att arbeta med hela logistikkedjan, från inlagring och lagerhantering till distribution och kundleverans. Du får en bred förståelse för sambandet mellan lager, transport och kundservice, vilket skapar goda möjligheter till fortsatt utveckling inom logistik och supply chain.

Du får arbeta tillsammans med engagerade och kunniga kollegor och får en bred inblick i hur våra transport- och logistikflöden fungerar. Rollen innebär många kontaktytor och ger dig möjlighet att utveckla din förståelse för hela logistikkedjan.

Som anställd hos Frigoscandia erbjuder vi bland annat:

• Marknadsmässiga anställningsvillkor.
• Friskvårdsbidrag.
• Förmånliga rabatter hos bland annat träningsanläggningar och hotell.
• Kollektivavtal med Unionen för tjänstemän.
• Möjlighet till personlig och professionell utveckling.

Tjänsten är placerad i Jordbro och är en tillsvidare anställning med 6 månaders provanställning.

Om du har några frågor angående tjänsten är du välkommen att skriva till Operations Manager Hans Fransson; [email protected].

Om du har några frågor angående rekryteringsprocessen är du välkommen att höra av dig till HRBP Jennie Pihl; [email protected]

Sista ansökningsdagen är 18 oktober och vi kommer löpande att välja kandidater så vänta inte, Sök nu!