IT Demand & Project Manager

Werkomgeving De IT-afdeling van de FOD BOSA maakt deel uit van het directoraat-generaal Interne Ondersteunende Diensten, ontwikkelt het informatiseringsbeleid van de FOD BOSA en voert het uit. Als IT Demand Project Manager vervoeg je het IT Office-team , een van de vier teams van de IT-afdeling. Het IT Office-team is belast met het omkaderen van de activiteiten van de andere teams van de IT-afdeling, namelijk ES (ERP-platformen), AS (specifieke ontwikkelingen), Werkplekbeheer, Infra, Servicedesk, SecOps en IT-architectuur. Bovendien onderhoudt het team relaties met de interne klanten in het kader van de analyse van de behoeften van de onderneming. Hierbij waakt het team erover dat de meest geschikte technologieën worden gebruikt en leidt het de projecten. Taakomschrijving Als IT Demand- en Projectmanager ben je een essentiële link tussen de klanten en IT en is het jouw opdracht om de veranderende behoeften van onze organisatie te begrijpen en erop te anticiperen in een informaticalandschap dat voortdurend evolueert. De functie combineert twee opeenvolgende verantwoordelijkheden: het voorbereiden en begeleiden van IT-demands en het leiden van toegewezen projecten. Niet elke demand wordt automatisch een project en de functiehouder hoeft niet noodzakelijk elk goedgekeurd initiatief zelf te leiden. De concrete toewijzing gebeurt op basis van prioriteit, complexiteit, onafhankelijkheid, beschikbare capaciteit en mogelijke belangenconflicten. Voor een gezonde governance blijven sponsor/opdrachtgever verantwoordelijk voor de businessdoelstellingen en beslissingen, en blijven architecten, security- en serviceverantwoordelijken verantwoordelijk voor hun inhoudelijke expertisedomein. Binnen dit kader zorg je ervoor dat de aan jou toegewezen IT-demands en projecten succesvol uitgevoerd worden volgens de geldende governanceregels. Belangrijkste verantwoordelijkheden Klantenrelatie en demand management Doel: Een duurzame, transparante relatie met de interne klanten onderhouden en hun context en behoeften begrijpen. Je bent een centraal aanspreekpunt voor de klanten van de IT-dienst en organiseert regelmatige afstemming. Je bouwt inzicht op in hun doelstellingen, processen, applicaties, technologieën, knelpunten en geplande veranderingen. Je licht het aanbod, de werking, de mogelijkheden en de verwezenlijkingen van de IT-dienst helder toe. Je bewaakt verwachtingen, maakt afspraken expliciet en zorgt voor tijdige terugkoppeling over vragen en initiatieven. Demand-analyse en besluitvoorbereiding Doel: Vragen omzetten in voldoende duidelijke, onderbouwde en beoordeelbare IT-demands. Je capteert en verduidelijkt de behoefte, het beoogde resultaat, de scope, de betrokken stakeholders en de randvoorwaarden. Je voert of coördineert een eerste functionele, organisatorische en technische analyse. Je ondersteunt de klant bij het opstellen van de business case, met onder meer baten, kosten, risico's, afhankelijkheden en benodigde capaciteit. Je stemt met architecten, serviceverantwoordelijken en technische teams af welk antwoord het meest geschikt en haalbaar is. Je zorgt dat voorstellen aansluiten bij de referentiearchitectuur, securityvereisten en bestaande dienstverlening. Je bereidt prioritering en besluitvorming voor en bewaakt de demand doorheen het proces. Projectinitiatie en -planning Doel: Goedgekeurde initiatieven vertalen naar een uitvoerbaar en gedragen project. Je bepaalt samen met sponsor, opdrachtgever en stakeholders de projectdoelstellingen, scope, deliverables en succescriteria. Je stelt een projectplan op met aanpak, fasering, mijlpalen, planning, budget, resources, afhankelijkheden en governance. Je organiseert de benodigde goedkeuringen en maakt rollen, verantwoordelijkheden en escalatiepaden duidelijk. Je wijst projectmiddelen toe en stemt de inzet van interne medewerkers, leveranciers en externe consultants af. Projectuitvoering en -beheersing Doel: Projecten gecontroleerd realiseren en tijdig bijsturen wanneer afwijkingen ontstaan. Je leidt een of meerdere projectteams en organiseert de samenwerking tussen business, IT, leveranciers en andere partners. Je volgt planning, scope, budget, resources, kwaliteit, risico's, issues, beslissingen en afhankelijkheden actief op. Je beheert wijzigingsverzoeken en beoordeelt de impact ervan voordat ze ter beslissing worden voorgelegd. Je bewaakt de oplevering, acceptatie, overdracht naar operations en afsluiting, inclusief documentatie en lessons learned. Je past de meest geschikte methodologie toe, bijvoorbeeld Agile, PRINCE2 of een hybride aanpak, binnen de geldende organisatiekaders. Je faciliteert workshops, projectvergaderingen en stuurgroepen en zorgt voor duidelijke besluiten en actiepunten. Je rapporteert tijdig en accuraat over voortgang, mijlpalen, middelen, risico's, issues en beslispunten. Portfolio-, capaciteits- en procesbijdrage Doel: De samenhang tussen vragen en projecten verbeteren en bijdragen aan een beheersbare IT-werking. Je bewaakt samenhang en afhankelijkheden tussen demands, projecten en andere initiatieven. Je levert betrouwbare informatie voor portfolio-overzichten, prioritering, resourceplanning en managementrapportering. Je draagt bij aan de verbetering van demand- en projectprocessen en aan het consequente gebruik van de ondersteunende tools.