Eine eigene IT-Administration gab es bei uns bisher nicht. Microsoft 365, HubSpot, Domains und Postfächer haben Geschäftsführung und Kollegen aus anderen Rollen nebenbei betreut. Das reicht nicht mehr: Das Team wächst, wir haben viel E-Mail-Verkehr mit Kunden und Partnern, und Kontosicherheit und Zustellbarkeit müssen zuverlässig funktionieren. Wir suchen deshalb eine Person, die diese Themen in Teilzeit mit 30 Stunden pro Woche übernimmt, aufräumt und dann dauerhaft in Ordnung hält. Wenn du KI nicht als Buzzword, sondern als tägliches Werkzeug nutzt und lieber skriptest als klickst, passt die Rolle.
Deine Mission
Du machst unsere IT verlässlich und hältst sie ohne Handarbeit in Ordnung: Microsoft 365 und Entra ID sauber administriert, E-Mail-Zustellbarkeit unter Kontrolle, Zugänge geordnet, und alles, was sich wiederholt, als Skript oder KI-gestützter Ablauf statt als Checkliste.
Aufgaben
- Aufräumen und dann Betrieb: Am Anfang gehst du Accounts und Lizenzen durch, ordnest Rollen und Rechte, schließt verwaiste Postfächer, setzt MFA und Conditional Access durch und bringst SPF, DKIM und DMARC für alle Domains in Ordnung. Den Plan dafür stimmen wir gemeinsam ab, Claude und unsere anderen KI-Werkzeuge unterstützen dich bei der Umsetzung. Danach geht es in den laufenden Betrieb.
- Microsoft 365 und Entra ID: Benutzer, Gruppen, Lizenzen, Rollen und Rechte, Sicherheitsrichtlinien, Geräte. Dazu sichtest du die Sicherheitsmeldungen aus Defender und Entra ID, ordnest sie ein, dokumentierst sie und gibst rechtzeitig Bescheid, wenn etwas auffällt.
- Tenant sauber halten: Freigaben für Drittanwendungen prüfen und bereinigen, Enterprise Apps und App-Berechtigungen auf Postfächer und Daten im Blick behalten.
- On- und Offboarding: On- und Offboarding mit allen Zugängen (Microsoft, HubSpot, Atlassian, GitHub, KI-Tools und die übrigen SaaS-Dienste), als geskripteter Ablauf statt Checkliste.
- Domains, DNS und E-Mail: Verwaltung unserer Domains, Mail-Konfiguration und Postfächer. Zustellbarkeit und Spam-Schutz in beide Richtungen, inklusive Absenderreputation, Blacklist-Monitoring und dem Zusammenspiel mit dem Versand aus HubSpot, Mailchimp, unserer Plattform und easybill.
- HubSpot: Nutzer- und Rechteverwaltung und die Anbindung an Microsoft (Anmeldung, Kalender, Postfächer).
- KI-Werkzeuge verwalten: Team-Accounts und Zugriffe (Claude, GitHub), Konnektoren und MCP-Anbindungen an Microsoft 365, HubSpot und Jira, Regeln für Datenzugriff und Datenschutz.
- Eigene Arbeit automatisieren: Skripte und kleine Tools mit Claude Code oder vergleichbaren Werkzeugen bauen, Runbooks und Dokumentation KI-gestützt aktuell halten, wiederkehrende IT-Anfragen über Assistenten abfangen.
- Erste Anlaufstelle für IT-Fragen im Team und Ansprechperson für externe Dienstleister und Software-Anbieter.
Qualifikation
- Mindestens zwei Jahre Praxis in der Administration von Microsoft 365 und Entra ID in einem laufenden Unternehmen.
- Du weißt, wie SPF, DKIM und DMARC zusammenwirken, und hast Mail-Einstellungen schon selbst gepflegt.
- Sicherer Umgang mit DNS und Domainverwaltung.
- Erste Erfahrung mit PowerShell oder Microsoft Graph und Lust, Abläufe zu automatisieren, statt sie zu klicken.
- KI gehört zu deinem Arbeitsalltag: Du nutzt Claude, ChatGPT, Copilot oder Vergleichbares für Skripte, Analysen und Dokumentation und kannst ein Beispiel nennen, was du damit schon gelöst hast.
- Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise: Du dokumentierst, was du tust, und meldest dich, bevor etwas eskaliert.
- Klare Kommunikation auf Deutsch mit Kolleginnen und Kollegen, die keine Techniker sind.
- Nice to have: HubSpot oder ein vergleichbares CRM auf Admin-Seite, KI-Coding-Werkzeuge (Claude Code, Cursor) oder Automatisierungsplattformen (Make, Power Automate), MCP-Anbindungen und KI-Assistenten auf Unternehmensdaten, Erfahrung mit der Sanierung einer Mail-Umgebung oder mit Tenant-Migrationen, Grundkenntnisse in Informationssicherheit und Datenschutz (ISO 27001, BSI-Grundschutz). Microsoft-Zertifizierungen wie MS-102 oder SC-300 sind willkommen, ersetzen aber keine Praxis.
Benefits
- Ein Aufgabenfeld, das du selbst ordnest, mit kurzem Draht zur Geschäftsführung und zumEntwicklungsteam.
- Ein Umfeld, das KI nicht diskutiert, sondern einsetzt. Claude, Coding-Assistenten und Automatisierung sindbei uns Standardwerkzeuge, kein Pilotprojekt.
- Flexible Arbeitszeiten, vollständig mobiles Arbeiten, moderne Ausstattung.
- Attraktives Gehalt und Bonusmodelle.
- Fortbildungen, zum Beispiel Microsoft-Zertifizierungen.
- Regelmäßige Workations mit dem gesamten Team.
Teilzeit 30 Stunden, auch Vollzeit 40 Stunden möglich.
Klingt nach dir? Dann lass uns reden.