Head of Operations (m/w/d) – Perspektive COO

Wir sind eines der führenden deutschsprachigen Unternehmen für Finanzbildung: Trading, Krypto, Investing und Mindset. Rund 25 Menschen begleiten bei uns über 5.000 Mitglieder in Coachings, auf Live-Events wie INVESTICOM und Insider Day und in unserer Community. Wir wachsen schnell. Jetzt suchen wir die Person, die dieses Wachstum operativ trägt.

Dein Kernauftrag: Du stellst sicher, dass Entscheidungen der Geschäftsführung zu klaren Verantwortlichkeiten, Deadlines und Ergebnissen werden — und dass im Tagesgeschäft nichts liegen bleibt.

Du bist der operative verlängerte Arm der Geschäftsführung. Du bist kein Projektmanager im klassischen Sinn und keine Assistenz. Du bist das Sprachrohr zwischen Führung, Team und externen Partnern. Du berichtest direkt an die Geschäftsführung, Christian Haag und Florian Sondershausen, und startest mit den Bereichen Fulfillment, Social Media, interne Projekte und operative Sonderthemen. Unter dir entstehen perspektivisch eigene Bereichsleitungen — die Rolle ist auf den Weg zum COO ausgelegt.

Deine Aufgaben

• Projekte treiben und nachhalten: Alles, was die Geschäftsführung beschließt, landet in einem zentralen Projekt- und Task-System. Du prüfst täglich, was offen ist, wer verantwortlich ist, wann die Deadline steht und wo es hängt. „Ich warte noch auf XY“ ist für dich kein Status — du klärst, was fehlt, und räumst das Hindernis aus dem Weg.

• Bereichsübergreifend führen: Du übernimmst die operative Steuerung von Bereichen ohne eigene Leitung, zunächst Fulfillment und Social Media. Du musst dort fachlich nicht die Nummer eins sein — du musst wissen, was der Bereich diese Woche erreichen soll, was tatsächlich erreicht wurde und wo es klemmt.

• Die Geschäftsführung entlasten: Du strukturierst interne Kommunikation, externe Partner, Compliance-Themen und offene Entscheidungen. Du filterst, was wirklich bei der Geschäftsführung landen muss, was das Team selbst entscheidet und was du entscheidest. Statt 30 Einzelfragen am Tag kommen von dir wenige, sauber vorbereitete Entscheidungen.

• Prozesse aufbauen und verbessern: Du dokumentierst Abläufe, erstellst SOPs, definierst Verantwortlichkeiten und schaffst unnötige Prozesse wieder ab. Du schützt die Priorisierung — auch gegenüber der Geschäftsführung.

• Controlling & KPIs: Jeder relevante Bereich bekommt wenige, klare Kennzahlen. Du fragst dabei nicht nur „Wurde es gemacht?“, sondern auch „Hat es funktioniert?“ — neue Prozesse überprüfst du nach vier Wochen und entscheidest dann: behalten, anpassen oder abschaffen.

• Kapazitäten im Blick behalten: Du erkennst, wo das Team an seiner Grenze arbeitet, wo ein Projekt an einer einzelnen Person hängt und wo Skills fehlen. Daraus leitest du konkrete Maßnahmen ab: umverteilen, Prozesse verbessern, gezielt schulen oder Kapazität aufbauen.

Dein Arbeitsrhythmus

Die Rolle hat einen festen Takt, keinen Zufallskalender:

• Täglicher „Control Tower“ (45–60 Minuten): Du prüfst alle laufenden Projekte, Deadlines, KPIs und Blocker. Danach sprichst du Verantwortliche an, beseitigst Hindernisse und sammelst Entscheidungen für die Geschäftsführung.

• Management-Update (1–2× pro Woche): kompakt und auf einen Blick — was läuft, was ist gefährdet, wo ist eine Entscheidung erforderlich.

Deine ersten 90 Tage

• Tag 1–30: Du lernst Team, Bereiche, Tools und laufende Projekte kennen. Du baust das zentrale Projekt-System auf und startest den Control Tower.

• Tag 31–60: Du übernimmst die operative Steuerung von Fulfillment und Social Media, definierst die ersten KPIs und etablierst das Management-Update.

• Tag 61–90: Du dokumentierst Kernprozesse als SOPs, machst Engpässe transparent und legst der Geschäftsführung konkrete Verbesserungsvorschläge vor.

Warum Haag & Sondershausen?

• Schlüsselposition: Direkt an der Seite der Geschäftsführung, mit klarer Entwicklungsperspektive zum COO.

• Echter Gestaltungsspielraum: Du baust Strukturen, Prozesse und künftige Führungsebenen mit auf, statt Vorhandenes zu verwalten.

• Kurze Wege: Schnelle Entscheidungen, keine Konzernbürokratie.

• Ambitioniertes Team: Rund 25 Menschen in einem schnell wachsenden Unternehmen.

• Vergütung, die zur Verantwortung passt: 5.500 bis 7.000 € brutto im Monat, je nach Erfahrung und dem, was du von Beginn an trägst.

• Zugang zu unseren Events, Coachings und Bildungsinhalten.

• Vor Ort in Koblenz: Ein Arbeitsplatz, an dem Leistung gesehen wird.

Für diese Position zählt weniger, aus welcher Branche du kommst, als wie du arbeitest. Du musst Bereiche steuern können, die dir fachlich nicht gehören — und die unbequemen Fragen stellen, die sonst niemand stellt.

Das solltest du mitbringen:

• Mehrjährige Erfahrung in operativer Führung, Projektsteuerung oder einer vergleichbaren Schnittstellenrolle

• Rückgrat: Du sagst freundlich und klar „Das war für Dienstag vereinbart. Heute ist Donnerstag. Wann ist es verbindlich fertig?“ — und der Geschäftsführung sagst du „Diese vierte neue Idee starten wir diese Woche nicht.“

• Umsetzungsstärke: Bei dir wird aus einer Entscheidung ein Ergebnis

• Zahlenverständnis: Du denkst in KPIs und Wirkung, nicht nur in Aufgaben

• Kommunikationsstärke: Du übersetzt klare Ansagen der Geschäftsführung so ins Team, dass sie verstanden und mit Überzeugung umgesetzt werden

• Entscheidungsfähigkeit: Du bereitest Entscheidungen strukturiert vor und triffst selbst welche

• Hohe Einsatzbereitschaft und den Willen, die Extrameile zu gehen, wenn es darauf ankommt

• Kreativität, Eigeninitiative und unternehmerisches Denken, ohne persönliche Befindlichkeiten im Weg

• Verhandlungssicheres Deutsch

Diese Stelle ist bewusst keine Assistenz und keine reine Organisationsrolle. Wenn du Listen pflegen und Aufgaben verteilen willst, ohne einzufordern und nachzuhalten, passt die Position nicht. Wir suchen jemanden, der führt, fordert und nachhält — und dem es nichts ausmacht, unbequem zu sein, wenn es die Sache verlangt.

Für deine Bewerbung: Lebenslauf, frühestmöglicher Eintrittstermin und Gehaltsvorstellung. Sag uns in wenigen Sätzen, warum genau du die Person bist, die dafür sorgt, dass alles läuft.