Coordinateur de projets – Bases d’API et d’excipients | Project Coordinator - API & Excipient Bases

Medisca est une entreprise mondiale qui s’appuie sur des partenariats solides pour servir les professionnels de la santé dans diverses disciplines liées au bien-être. En proposant des solutions complètes et essentielles, y compris des ingrédients et des services pharmaceutiques, la fabrication de technologies de mélange, des tests analytiques et la formation, Medisca comble les lacunes en matière de soins de santé grâce à un engagement inébranlable en faveur de la précision, de l’innovation et de l’impact sociétal.

Le coordinateur de projet – API et excipients de base apporte son soutien à la mise en œuvre quotidienne de projets interfonctionnels liés aux principes actifs pharmaceutiques (API) et aux excipients de base dans le domaine de la préparation magistrale. Le poste comprend la planification des projets, le suivi des étapes clés, la coordination des réunions, la gestion des risques et des problèmes, le suivi des actions à mener et le respect des délais de livraison. Outre la coordination des projets, ce poste apporte un soutien opérationnel et documentaire aux chefs de produit tout au long du cycle de vie du produit, notamment en gérant les informations sur les produits, les dossiers de projet, la communication avec les parties prenantes, le suivi des ventes et les activités de préparation au lancement. Ce poste contribue à assurer la cohésion des équipes, à maintenir la rigueur des projets et à garantir une exécution dans les délais impartis dans les fonctions R&D, qualité, réglementation, chaîne d'approvisionnement, achats et commerciale. Le candidat idéal est organisé, soucieux du détail, proactif et à l'aise dans un environnement interfonctionnel au rythme soutenu. Le poste est rattaché aux chefs de produit.

Responsabilités et fonctions:

Planification de projet et gestion des diagrammes de Gantt

• Élaborer des diagrammes de Gantt détaillés pour tous les projets en cours et à venir concernant l'ajout de nouveaux produits.
• Travailler en étroite collaboration avec tous les responsables de tâches (R&D, Ingénierie, Approvisionnement, Qualité, Marketing, etc.) afin de confirmer la durée des tâches, leurs interdépendances et les étapes clés.
• Tenir à jour et mettre à jour les diagrammes de Gantt chaque semaine afin de refléter l'avancement réel par rapport au planning.
• Suivre l'état d'avancement des projets, identifier les retards ou les goulots d'étranglement, et transmettre des rapports actualisés aux parties prenantes.
• Veiller à ce que le calendrier du projet reste la seule source fiable pour toutes les échéances et tous les livrables du projet.

Exécution des projets et mise en œuvre interfonctionnelle

• Coordonner l'exécution quotidienne au sein des équipes interfonctionnelles afin de garantir que les livrables des projets respectent les délais fixés.
• Surveiller les risques liés aux projets, les problèmes en suspens et les interdépendances, et signaler de manière proactive tout problème susceptible d'affecter l'exécution, le calendrier ou la qualité.
• Favoriser la résolution des problèmes en coordonnant les responsables, en assurant le suivi des actions jusqu'à leur conclusion et en signalant les obstacles persistants à la direction si nécessaire.
• Favoriser une exécution dans les délais grâce à des rapports d'état clairs, au suivi des réunions et à une communication rigoureuse des priorités, des décisions et des prochaines étapes.
• Soutenir les activités de lancement de nouveaux produits (NPI) en coordonnant les livrables interfonctionnels, en assurant le suivi de la disponibilité de la documentation et en surveillant les dépendances clés du projet afin de garantir une exécution réussie.
• Aider à recueillir les commentaires des parties prenantes, à documenter les exigences et à suivre les changements tout au long de l’exécution du projet.

Suivi des ressources et de la charge de travail

• Examiner et analyser les diagrammes de Gantt afin d’identifier les conflits liés aux ressources ou à la charge de travail — par exemple, lorsqu’une personne se voit attribuer plusieurs tâches qui se chevauchent dans différents projets.
• Signaler à la direction les problèmes potentiels liés à l’affectation des ressources et recommander des ajustements.
• Collaborer avec les responsables de service afin de garantir une couverture adéquate et des délais réalistes.

Rapports et communication

• Rédiger des rapports d'avancement hebdomadaires résumant l'état d'avancement du projet, les risques et les décisions clés à prendre.
• Présenter les mises à jour du calendrier et les ajustements du chemin critique à la direction, si nécessaire.
• Tenir à jour une documentation claire des activités du projet, y compris les décisions, les hypothèses, les registres des modifications, les chartes de projet, la documentation de lancement et les comptes rendus de réunion.
• Collecter, analyser et présenter les données relatives au projet, aux produits, aux aspects commerciaux et opérationnels afin d’étayer les rapports de gestion, les revues d’activité, les activités de planification et les présentations à la direction.
• Compiler, analyser et résumer les résultats d’enquêtes, les retours sur le projet et les commentaires des parties prenantes pour les rapports de gestion, les présentations et les revues de projet.
• Suivre les performances de vente mensuelles pour les catégories de produits désignées en consolidant les données, en identifiant les écarts ou pics significatifs et en signalant les tendances notables pour examen par la direction.
• Soutenir les activités promotionnelles mensuelles en suivant les performances et en préparant des rapports de vente afin d’évaluer les résultats et d’identifier les tendances clés.
• Participer à des réunions interfonctionnelles, consigner les points de discussion et les décisions clés, et définir des actions claires pour faciliter un suivi et une exécution en temps opportun.

Gestion de projet et rigueur dans l'exécution

• Veiller au respect des normes de gouvernance de projet, gérer les outils de suivi et la documentation afin de garantir une exécution cohérente de toutes les initiatives.
• Animer les réunions de projet régulières, préparer les ordres du jour, consigner les décisions et assurer un suivi rapide des engagements et des prochaines étapes.
• Contribuer à l'amélioration continue des méthodes de planification de projet, des modèles et des flux de travail afin d'améliorer l'efficacité et la visibilité de l'exécution.
• Renforcer la responsabilisation en assurant le suivi des jalons, des livrables et des actions à mener, et en veillant à ce que les parties prenantes soient informées des délais, des responsabilités et des décisions en suspens.
• Soutenir les chefs de produit dans la gestion de la documentation relative au développement des produits, des spécifications produit et des livrables interfonctionnels tout au long du cycle de vie du produit.
• Gérer les référentiels de projet, les systèmes de documentation et les archives afin de garantir que les informations sont exactes, à jour et accessibles aux parties prenantes.
• Soutenir les activités de clôture de projet et post-lancement en coordonnant les enseignements tirés, en documentant les opportunités d'amélioration, en assurant le suivi des résultats et en conservant les archives de clôture.
• Soutenir la mise en œuvre de la campagne en coordonnant les activités, en surveillant l'avancement des travaux et en assurant le suivi auprès des parties prenantes afin de garantir que les objectifs soient atteints dans les délais et de veiller à leur cohérence.

Qualifications

• Baccalauréat en gestion de projet, en administration des affaires ou dans un domaine connexe.
• Une (1) à deux (2) années d’expérience en gestion de projet dans les secteurs de la fabrication, de la gestion de produits ou des sciences de la vie.
• Maîtrise approfondie de Microsoft Project, Smartsheet ou d’outils de planification équivalents basés sur des diagrammes de Gantt.
• Excellentes compétences en communication, en organisation et en gestion des parties prenantes.
• Capacité avérée à travailler efficacement avec des équipes interfonctionnelles et à gérer simultanément plusieurs projets complexes.
• Esprit analytique, souci du détail et capacité à identifier rapidement les interdépendances et les risques.

Ce que cela vous apporte...

Nous investissons du temps et des ressources pour nous assurer que Medisca est à la hauteur des personnes que nous embauchons.

• Équilibre vie professionnelle/vie personnelle - Semaine de travail de 37,50 heures avec des vendredis qui terminent plus tôt toute l'année, politique de congés payés et de vacances.
• Investissez dans votre santé - Choix de plans modulaires, compte de dépenses de santé et télémédecine gratuite.
• Votre bien-être est important – Programme bien-être offert
• Environnement de travail flexible - Horaire de travail hybride avec programme de remboursement du bureau à domicile.
• Votre avenir est prometteur - Opportunités d'apprentissage et d'évolution au sein de Medisca.
• Épargnez pour votre avenir - Medisca contribue à un régime de participation différée aux bénéfices (RPDB) lorsque vous investissez dans des REER.
• Aidez-nous à grandir - Programme de recommandation des employés
• Un emplacement centralisé - Parking gratuit/accessible par les transports en commun ; un centre commercial accessible à pied pour le déjeuner ou l'épicerie.
• Nous aimons nous amuser - Événements d'entreprise tout au long de l'année

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt; toutefois, seuls les candidats sélectionnés pour entrevue seront contactés.

Nous souscrivons au principe de l’équité en matière d’emploi.

Dans ce document, le générique masculin est utilisé sans aucune discrimination, et uniquement dans le but d’alléger le texte.

English

Medisca is a global company leveraging strong partnerships to serve healthcare professionals across diverse wellness disciplines. Offering extensive and essential solutions - including pharmaceutical ingredients and service, mixing technology manufacturing, analytical testing, and education – Medisca is bridging the gaps in healthcare with an unwavering commitment to precision, innovation, and societal impact.

The Project Coordinator – API & Excipient Bases supports the day-to-day execution of cross-functional projects related to active pharmaceutical ingredients (APIs) and base excipients in the compounding category. The role includes project planning, milestone tracking, meeting coordination, risk and issue management, follow-up on action items, and keeping deliverables on schedule. In addition to project coordination, this role provides operational and documentation support to Product Managers throughout the product lifecycle, including maintaining product information, project records, stakeholder communications, sales monitoring and tracking, and launch readiness activities. This position helps keep teams aligned, maintain project discipline, and support timely execution across R&D, quality, regulatory, supply chain, procurement, and commercial functions. The ideal candidate is organized, detail-oriented, proactive, and comfortable working in a fast-paced cross-functional environment. The position reports to Product Managers.

Responsibilities & Duties:

Project Planning & Gantt Chart Management

• Develop detailed Gantt charts for all active and upcoming new product addition projects.
• Work closely with all task owners (R&D, Engineering, Procurement, Quality, Marketing, etc.) to confirm task durations, dependencies, and milestones.
• Maintain and update Gantt charts weekly to reflect actual progress versus plan.
• Track project status, identify slippages or bottlenecks, and issue updated reports to stakeholders.
• Ensure the project schedule remains the single source of truth for all project timing and deliverables.

Project Execution & Cross-Functional Delivery

• Coordinate day-to-day execution across cross-functional teams to keep project deliverables on track and aligned to committed timelines.
• Monitor project risks, open issues, and interdependencies, and proactively escalate concerns that may impact execution, timing, or quality.
• Drive issue resolution by coordinating owners, tracking action items to closure, and escalating persistent roadblocks to leadership when needed.
• Support timely execution through clear status reporting, meeting follow-ups, and disciplined communication of priorities, decisions, and next steps.
• Support new product introduction (NPI) activities by coordinating cross-functional deliverables, tracking documentation readiness, and monitoring key project dependencies to ensure successful execution.
• Assist in gathering stakeholder feedback, documenting requirements, and tracking changes throughout project execution.

Resource & Bandwidth Monitoring

• Review and analyze Gantt charts to identify resource or bandwidth conflicts—for example, when an individual is assigned multiple overlapping tasks across projects.
• Raise potential resource allocation issues to management and recommend adjustments.
• Collaborate with department leads to ensure adequate coverage and realistic timelines.

Reporting & Communication

• Prepare weekly progress reports summarizing project health, risks, and key decisions required.
• Present schedule updates and critical-path adjustments to senior management as needed.
• Maintain clear documentation of project activities, including decisions, assumptions, change records, project charters, launch documentation, and meeting records.
• Gather, analyze, and present project, product, commercial, and operational data to support management reporting, business reviews, planning activities, and leadership presentations.
• Compile, analyze, and summarize survey results, project feedback, and stakeholder input for management reports, presentations, and project reviews.
• Monitor monthly sales performance across designated product categories by consolidating data, identifying significant variances or spikes, and flagging notable trends for management review.
• Support monthly promotional activities by tracking performance and preparing sales reports to evaluate results and identify key trends.
• Attend cross-functional meetings, capture key discussion points and decisions, and create clear action items to support timely follow-up and execution.

Project Management & Execution Discipline

• Maintain project governance standards, tracking tools, and documentation to support consistent execution across initiatives.
• Lead recurring project meetings, prepare agendas, capture decisions, and ensure timely follow-up on commitments and next steps.
• Support continuous improvement of project planning methods, templates, and workflows to improve execution efficiency and visibility.
• Drive accountability by following up on milestones, deliverables, and action items, and by ensuring stakeholders are aware of timing, ownership, and outstanding decisions.
• Support Product Managers in maintaining product development documentation, product specifications, and cross-functional deliverables throughout the product lifecycle.
• Maintain project repositories, documentation systems, and records to ensure information is accurate, current, and accessible to stakeholders.
• Support project closeout and post-launch activities by coordinating lessons learned, documenting improvement opportunities, tracking outcomes, and maintaining closure records.
• Support campaign execution by coordinating activities, monitoring progress, and following up with stakeholders to ensure timely completion and alignment on objectives.

Qualifications

• Bachelor’s degree in Project Management, Business Administration, or a related field.
• One (1) to two (2) years of project management experience within manufacturing, product management, or life sciences.
• Strong proficiency in Microsoft Project, Smartsheet, or equivalent Gantt-based planning tools.
• Excellent communication, organization, and stakeholder management skills.
• Proven ability to work effectively with cross-functional teams and handle multiple complex projects simultaneously.
• Analytical mindset with attention to detail and ability to identify interdependencies and risks early.

What’s in it for you…

We invest time and resources into making sure Medisca is as good as the people we hire.

• Work/Life Balance - 37.50 hour workweek with early Fridays all year long, PTO and vacation policy
• Invest in your health – Choice of modular plans, health spending account and free Telemedicine
• Flexible work environment – Hybrid work schedule with home office reimbursement program
• Your Future is Bright – Opportunities to learn and grow within Medisca
• Save for your Future – Medisca contributes to a deferred profit sharing plan (DPSP) when you invest in RRSPs
• Help us grow – Employee Referral Program
• Central location - Free parking/accessible by public transportation; a commercial center is within walking distance for lunch or groceries
• We like to have fun – company events throughout the year

We thank all applicants for their interest; however, only candidates to be interviewed will be contacted.

We are an equal opportunity employer.

#LI-Hybrid