Client onboarding specialist - bilíngue e 100% remoto
EXPANSION MANAGEMENT SERVICES LLC · Niterói, Brazil ·
- Employment
- Full time
- Category
- Customer success
Departamento: Operações / Experiência do Cliente
Tipo de contratação: Full-Time
O Client Onboarding Specialist é responsável por garantir que a entrada de novos clientes e novos negócios ocorra de forma organizada, precisa e eficiente, desde as etapas iniciais da contratação até a abertura e o encaminhamento dos casos.
A posição atua como um importante elo entre clientes e as equipes de Intake, Financeiro e Operacional, garantindo que informações, documentos, contratos, pagamentos e dados dos casos sejam devidamente conferidos, registrados e encaminhados.
Buscamos um profissional organizado, atento aos detalhes, proativo e com excelente capacidade de comunicação, capaz de administrar diferentes demandas simultaneamente e oferecer um atendimento de qualidade aos clientes.
Principais responsabilidades• Manter absoluto sigilo sobre todas as informações às quais tiver acesso no exercício de suas funções.
• Zelar pela confidencialidade das informações relacionadas aos clientes, contratos e processos.
• Garantir a correta transição de informações entre as equipes de Intake, Financeiro e Operacional.
• Conferir a consistência e a exatidão das informações necessárias para a abertura e continuidade dos casos.
• Assegurar o correto registro e encaminhamento de casos, documentos e demandas aos setores responsáveis.
• Acompanhar as etapas iniciais da contratação, incluindo conferência das informações do processo, primeiro pagamento e plano de pagamento.
• Prestar suporte aos clientes durante as etapas iniciais do relacionamento, realizando os encaminhamentos necessários.
• Garantir o correto direcionamento e acompanhamento das demandas recebidas pelos diferentes canais de comunicação da empresa.
• Colaborar com diferentes equipes internas para garantir a continuidade e a eficiência dos processos.
• Contribuir para a organização e qualidade do processo de entrada, abertura e encaminhamento de clientes e novos negócios (New Business).
• Conferir informações de clientes, valores, contratos e autorizações de pagamento.
• Conferir e acompanhar o Sales Report.
• Entrar em contato com clientes para solicitar informações ou documentos adicionais.
• Realizar a abertura dos casos no MyCase, inserindo invoices e demais informações necessárias nos campos do sistema.
• Encaminhar os casos abertos para auditoria do setor Financeiro.
• Acompanhar o primeiro pagamento dos contratos e atuar junto ao cliente na resolução de eventuais problemas.
• Encaminhar aos setores responsáveis os documentos recebidos dos clientes após a abertura do caso.
• Solicitar o preenchimento de Intake Forms e outros formulários necessários nos casos de FOIA Pro Bono.
• Direcionar e acompanhar New Business encaminhados pela equipe Operacional.
• Realizar o agendamento de New Leads encaminhados pela equipe de Intake, pela Dra. Renata ou recebidos por e-mail.
• Realizar o agendamento de clientes e leads com a advogada.
• Receber reclamações de clientes, realizar o direcionamento adequado e acompanhar a demanda junto aos responsáveis.
• Responder e direcionar as mensagens recebidas no e-mail principal da empresa.
• Responder ou encaminhar as mensagens de texto recebidas pelo Lawmatics.
• Garantir o correto fluxo de informações e demandas entre as equipes de Intake, Financeiro e Operacional.
• Excelentes habilidades de comunicação verbal e escrita em Português e Inglês.
• Organização, atenção aos detalhes e capacidade de acompanhamento.
• Capacidade de conferir informações, identificar inconsistências e solicitar correções ou informações adicionais.
• Capacidade de trabalhar de forma independente e em equipe.
• Boa capacidade de atendimento ao cliente e resolução de problemas.
• Senso de prioridade e capacidade de administrar diferentes demandas simultaneamente.
• Proatividade, responsabilidade e comprometimento com a qualidade e o cumprimento de prazos.
• Facilidade para trabalhar com sistemas, plataformas de comunicação e ferramentas de gestão de informações.
• Facilidade para aprender e seguir processos e procedimentos internos.
• Perfil colaborativo e excelente capacidade de comunicação com diferentes equipes e departamentos.
• Discrição e profissionalismo no tratamento de informações confidenciais.
Buscamos uma pessoa organizada, detalhista, comunicativa e proativa, que tenha facilidade para lidar com clientes e diferentes áreas da empresa.
É importante ter capacidade de acompanhar uma demanda do início ao fim, identificar possíveis inconsistências antes que se tornem problemas e garantir que todas as informações necessárias estejam corretas e devidamente encaminhadas.
O profissional deverá ter senso de responsabilidade, atenção aos detalhes e capacidade de trabalhar em um ambiente dinâmico, com diferentes prioridades e alto volume de informações.