Chief of Staff to the Founder & Managing Director (m/w/d)

InkuPlay baut eine langfristig ausgerichtete Unternehmensgruppe an der Schnittstelle von Esports, Gaming, Entertainment, Media und Technologie auf.

Mit dem weiteren Wachstum unserer Unternehmensgruppe steigen auch die Anforderungen an strategische Steuerung, bereichsübergreifende Koordination und die konsequente Umsetzung von Entscheidungen.

Deshalb schaffen wir eine zentrale Stabsstelle unmittelbar beim Founder & Managing Director.

Wir suchen hierfür eine Persönlichkeit, die komplexe Themen strukturiert, Entscheidungen vorbereitet, Führungskräfte und Projekte koordiniert und dafür sorgt, dass aus strategischen Entscheidungen konkrete Ergebnisse entstehen.

Die Position ist ausdrücklich keine klassische Assistenzfunktion, sondern eine geschäftsführungsnahe strategische und operative Stabsfunktion.

Deine Rolle

Als Chief of Staff to the Founder & Managing Director arbeitest du unmittelbar mit dem Founder & Managing Director zusammen und erhältst einen tiefen Einblick in die strategischen, operativen und organisatorischen Themen der InkuPlay-Gruppe.

Du fungierst als:

• strategischer Sparringspartner,
• Koordinator der Geschäftsführung,
• zentrale Schnittstelle zwischen Management und Geschäftsführung,
• Projektsteuerer für geschäftsführungsnahe Sonderprojekte,
• und verlängerter Arm der Geschäftsführung bei der Umsetzung wichtiger Entscheidungen.

Deine Aufgabe besteht nicht darin, lediglich Informationen weiterzugeben oder Termine zu organisieren.

Du sorgst dafür, dass relevante Themen strukturiert vorbereitet werden, Entscheidungen getroffen werden können und beschlossene Maßnahmen tatsächlich umgesetzt werden.

Klare Abgrenzung zur Assistenz der Geschäftsführung

Für die klassische administrative und organisatorische Unterstützung des Founder & Managing Director besteht bei InkuPlay bereits eine eigene Assistenz der Geschäftsführung.

Die Assistenz übernimmt insbesondere klassische Sekretariats- und Organisationsaufgaben wie:

• Kalenderverwaltung
• Terminorganisation
• Reiseplanung und Buchungen
• Post- und Dokumentenorganisation
• allgemeine administrative Korrespondenz
• organisatorische Vorbereitung von Terminen
• Ablage und Dokumentenmanagement
• allgemeine Sekretariatsaufgaben

Diese Tätigkeiten stehen nicht im Mittelpunkt der Chief-of-Staff-Position.

Der Chief of Staff arbeitet stattdessen auf der Ebene von:

Strategie, Steuerung, Koordination, Entscheidungsunterstützung und Umsetzung.

Beide Funktionen arbeiten eng zusammen, haben aber klar getrennte Verantwortungsbereiche.

Aufgaben

Deine Aufgaben

Leitung der Stabsstelle der Geschäftsführung

Du strukturierst und koordinierst Themen, die unmittelbar beim Founder & Managing Director zusammenlaufen.

Dazu gehören insbesondere:

• Priorisierung geschäftsführungsrelevanter Themen
• Vorbereitung strategischer und operativer Entscheidungen
• Erstellung von Entscheidungsvorlagen
• Koordination bereichsübergreifender Fragestellungen
• Nachhalten von Entscheidungen und Maßnahmen
• Vorbereitung inhaltlicher Management-Termine
• Dokumentation wichtiger Entscheidungen
• Überwachung vereinbarter Fristen und Verantwortlichkeiten
• Identifikation von Verzögerungen und Eskalationsbedarf

Du sorgst dafür, dass die Geschäftsführung jederzeit weiß:

Was läuft?
Was läuft nicht?
Wer ist verantwortlich?
Welche Entscheidung wird benötigt?

Strategische Planung

Gemeinsam mit dem Founder & Managing Director arbeitest du an der strategischen Weiterentwicklung von InkuPlay.

Dabei unterstützt du insbesondere bei:

• Unternehmensstrategie
• Gruppenstrategie
• Jahres- und Quartalsplanung
• Aufbau neuer Geschäftsbereiche
• Entwicklung neuer Gesellschaften
• Organisationsentwicklung
• Governance-Strukturen
• strategischen Partnerschaften
• Corporate Development
• Finanzierungsthemen
• Investorenprozessen
• strategischen Initiativen
• M&A- und Transaktionsthemen
• Markt- und Wettbewerbsanalysen

Du übersetzt strategische Ziele in konkrete Maßnahmen, Verantwortlichkeiten und Zeitpläne.

Management Coordination

Du fungierst als zentrale Schnittstelle zwischen dem Founder & Managing Director und den verantwortlichen Führungskräften.

Dabei arbeitest du unter anderem mit folgenden Bereichen zusammen:

• Operations
• Esports
• Legal & Compliance
• Finance
• HR & People
• Partnerships
• Business Development
• Marketing
• Content & Media
• Technologie
• externe Berater und Dienstleister

Du stellst sicher, dass Informationen nicht in einzelnen Bereichen hängen bleiben und dass Entscheidungen dort ankommen, wo sie umgesetzt werden müssen.

Executive Projects und Sonderprojekte

Besonders wichtige, vertrauliche oder bereichsübergreifende Projekte kannst du selbst übernehmen.

Dazu können beispielsweise gehören:

• Aufbau neuer Unternehmensbereiche
• Gründung neuer Gesellschaften
• Vorbereitung strategischer Kooperationen
• Reorganisation bestehender Strukturen
• Einführung neuer Governance-Prozesse
• Vorbereitung von Investorenprozessen
• Aufbau interner Steuerungsstrukturen
• Organisationsprojekte
• strategische Marktanalysen
• Vorbereitung wichtiger Vertrags- oder Transaktionsthemen
• Koordination externer Kanzleien und Beratungen
• Vorbereitung vertraulicher Managemententscheidungen

Executive Governance & Reporting

Du entwickelst gemeinsam mit dem Founder & Managing Director professionelle Steuerungs- und Reportingstrukturen für InkuPlay.

Dazu können unter anderem gehören:

• Weekly Executive Briefings
• Management Scorecards
• Entscheidungsregister
• Maßnahmen-Tracking
• Eskalationslisten
• Management Reports
• Quartalsplanung
• Risikoübersichten
• Projektstatusberichte
• KPI-Dashboards
• Prioritätenlisten der Geschäftsführung

Informationen sollen nicht nur gesammelt, sondern so verdichtet werden, dass daraus unmittelbar Entscheidungen und Maßnahmen entstehen können.

Entscheidungsunterstützung

Eine zentrale Aufgabe ist die Vorbereitung komplexer Entscheidungen.

Du:

• recherchierst relevante Informationen,
• strukturierst unterschiedliche Positionen,
• identifizierst offene Fragen,
• bereitest Handlungsoptionen auf,
• analysierst Risiken und Auswirkungen,
• und formulierst klare Entscheidungsgrundlagen.

Dabei solltest du auch in der Lage sein, der Geschäftsführung zu sagen:

„Das ist noch nicht entscheidungsreif.“

oder:

„Hier fehlt uns noch eine wesentliche Information.“

oder:

„Diese Entscheidung wurde getroffen, aber bislang nicht umgesetzt.“

Wir suchen ausdrücklich keinen reinen „Yes-Person“, sondern einen belastbaren und kritischen Sparringspartner.

Vorbereitung wichtiger Termine und Gespräche

Vor wichtigen Management-, Partner-, Investoren- oder Beratungsgesprächen stellst du sicher, dass der Founder & Managing Director inhaltlich optimal vorbereitet ist.

Dazu gehören beispielsweise:

• Executive Briefings
• Zusammenfassungen
• Gesprächsziele
• Hintergrundinformationen
• offene Fragen
• Entscheidungsoptionen
• mögliche Risiken
• nächste Schritte

Nach wichtigen Gesprächen sorgst du dafür, dass Entscheidungen und Aufgaben dokumentiert und nachgehalten werden.

Externe Schnittstelle

Je nach Thema vertrittst du die Stabsstelle der Geschäftsführung auch gegenüber ausgewählten externen Ansprechpartnern.

Dazu können gehören:

• Kanzleien
• Unternehmensberater
• Steuerberater
• Wirtschaftsprüfer
• Investoren
• strategische Geschäftspartner
• Agenturen
• Dienstleister
• Managementkandidaten
• Publisher
• Verbände
• weitere strategische Stakeholder

Du trittst dabei verbindlich, professionell, diskret und souverän auf.

Qualifikation

Wir suchen keine Person, die lediglich Aufgaben entgegennimmt.

Wir suchen jemanden, der selbstständig denkt, strukturiert und Verantwortung übernimmt.

Du solltest idealerweise:

• komplexe Sachverhalte sehr schnell erfassen können
• strategisch und gleichzeitig pragmatisch denken
• hervorragend strukturiert arbeiten
• sehr gut schriftlich kommunizieren können
• Entscheidungen fundiert vorbereiten
• Prioritäten auch bei vielen parallelen Themen setzen können
• Verantwortlichkeiten konsequent nachhalten
• vertrauliche Informationen absolut diskret behandeln
• Führungskräften gegenüber sicher auftreten
• konstruktiv widersprechen können
• Probleme erkennen, bevor sie eskalieren
• eigenständig Lösungsmöglichkeiten entwickeln
• unternehmerisches Verständnis besitzen
• auch unter Zeitdruck strukturiert bleiben

Mögliche berufliche Hintergründe

Interessante Profile können beispielsweise aus folgenden Bereichen kommen:

• Chief of Staff / CEO Office
• Founder’s Office
• Unternehmensberatung
• Strategy & Operations
• Corporate Development
• Venture Capital
• Private Equity
• Startup- oder Scale-up-Management
• Projekt- oder Programmmanagement
• Business Operations
• Legal Operations
• Gaming
• Esports
• Entertainment
• Media

Ein bestimmter Studienabschluss ist für uns weniger entscheidend als deine tatsächlichen Fähigkeiten, dein Urteilsvermögen und deine Arbeitsweise.

Was wir besonders schätzen

Wir suchen jemanden, der nicht nur Probleme benennt, sondern sie strukturiert.

Nicht:

„Projekt X läuft nicht.“

Sondern:

„Projekt X liegt zwei Wochen hinter dem Zeitplan. Ursache sind A und B. Verantwortlich ist Bereich C. Wir haben drei Handlungsoptionen. Meine Empfehlung für die Entscheidungsvorlage wäre folgende.“

Genau diese Art von Arbeitsweise wünschen wir uns.

Beispiel für deinen Arbeitsalltag

Ein typischer Wochenstart könnte beispielsweise so aussehen:

Du bereitest für den Founder & Managing Director eine kompakte Übersicht vor:

• fünf Entscheidungen, die diese Woche getroffen werden müssen
• drei Projekte mit Zeitverzug
• zwei Themen mit Eskalationsbedarf
• offene Entscheidungen aus Legal und Finance
• Status strategischer Partnerschaften
• wichtigste Personalthemen
• aktuelle Unternehmensrisiken
• Fortschritt der wichtigsten strategischen Initiativen
• nächste Schritte aus der vergangenen Managementrunde

Aus einer Vielzahl einzelner Informationen entsteht dadurch ein klares Gesamtbild.

Organisationsstruktur

Die Position berichtet direkt an den Founder & Managing Director.

Die Struktur ist bewusst klar getrennt:

Founder & Managing Director

→ Chief of Staff / Leiter Stabsstelle der Geschäftsführung
Strategie, Steuerung, Entscheidungsvorbereitung, Managementkoordination und Sonderprojekte

→ Assistenz der Geschäftsführung
Sekretariat, Organisation, Administration und klassische Assistenzaufgaben

Die Zusammenarbeit zwischen Chief of Staff und Assistenz soll eng sein, ohne dass sich die Verantwortungsbereiche unnötig überschneiden.

Benefits

Was dich bei InkuPlay erwartet

Du arbeitest unmittelbar am Aufbau und an der Weiterentwicklung der InkuPlay-Gruppe mit.

Dich erwarten:

• unmittelbare Zusammenarbeit mit dem Founder & Managing Director
• direkter Einblick in strategische Unternehmensentscheidungen
• große Gestaltungsmöglichkeiten
• kurze Entscheidungswege
• hohe Eigenverantwortung
• bereichsübergreifende Arbeit
• Zusammenarbeit mit Führungskräften
• Kontakt zu Kanzleien, Beratern und strategischen Partnern
• Möglichkeit, Prozesse und Strukturen von Grund auf mitzuentwickeln
• eine Position, die mit der Unternehmensgruppe wachsen kann

Entwicklungsperspektive

Die Rolle ist bewusst nicht als klassische Assistenzposition angelegt, sondern als langfristige Stabs- und Managementfunktion.

Mit dem weiteren Wachstum von InkuPlay kann sich daraus beispielsweise entwickeln:

• Leitung eines größeren Office of the CEO
• Head of Strategy
• Director Corporate Development
• Director Business Operations
• Leitung Group Strategy
• eine weitergehende Managementfunktion innerhalb der InkuPlay-Gruppe