CDI - Office Coordinator H/F

Ekstend Group est un groupe indépendant de communication et de marketing nouvelle génération.

L’ambition du groupe est de devenir le 1er groupe de communication indépendant de France.

L’offre d’Ekstend Group s’articule aujourd’hui autour de plusieurs grandes expertises : Stratégie de marque (conseil crea, media, marketing), Création et publicité (branding & design, film & publicité, site web, metaverse, social media, brand content), achat média (on et offline, local et national), marketing de proximité, formation, et expérience in-store & événementiel.

Ekstend Group est constitué des agences :

• Be Brandon (agence d’activation et événementiel)

• Digital Local (agence de transformation digitale)

• Dix Heures Dix (agence luxe)

• Ekstend Consulting (agence conseil en média, marketing de proximité et accompagnement réseau)

• Ekstend Places (agence conseil en communication spécialisée dans l’immobilier)

• Ekstend Media (conseil et achat média au service des marques retail)

• Sweet Punk (agence d’accompagnement créatif).
  

Pour chouchouter nos talents et faire de nos bureaux un lieu de vie exceptionnel, nous recherchons notre futur(e) Office Coordinator. En binôme avec notre Office Manager, vous serez le véritable chef d'orchestre de leur quotidien !

Parce que la première impression est cruciale, vous incarnerez l'esprit de l'agence auprès de nos clients en leur réservant un accueil sur-mesure dès qu'ils franchissent notre porte.

Vos missions

1. L’Expérience Collaborateurs & Visiteurs

• Ambassadeur/drice de l'agence : Assurer un accueil physique chaleureux et professionnel de nos clients, prestataires et candidats.

• Standard & Courrier : Réceptionner, orienter les appels et gérer le flux de courrier.

• Onboarding / Offboarding : Participer à la préparation logistique de l'arrivée et du départ des collaborateurs pour une expérience mémorable.

• Événementiel : Organiser les réunions clients, les teams buildings et nos différents événements internes (logistique, collations, matériel).

2. Le Facility Management & La Logistique

• Vie des bureaux : Suivre les stocks et gérer les achats du quotidien (fournitures, matériel informatique, indispensables pauses café, etc.).

• Aménagement & Sécurité : Participer à l’optimisation de nos espaces de travail et garantir le respect des règles de sécurité.

• Prestataires : Suivre les contrats de maintenance (ménage, sécurité, informatique), négocier les tarifs et préparer les dossiers de facturation.

• Travel Management : Négocier et gérer les partenariats pour les déplacements des collaborateurs (hôtels, transports).

3. L'Administration & L'Amélioration continue

• Gestion IT : Suivre les stocks de matériel informatique (ordinateurs, téléphones, imprimantes).

• Process & Reporting : Créer, mettre à jour les process internes et assurer un reporting régulier de l'activité et des dépenses de l'Office.

Votre profil

• Sens du service & Bon relationnel : Vous avez le sourire dans la voix, le sens de l'accueil inné et vous aimez aider les autres.

• Autonomie & Proactivité : Vous savez prioriser, prendre des initiatives et vous adapter aux imprévus d'une agence en mouvement.

• Organisation : Rigoureux(se), vous avez le souci du détail

• Une sensibilité à l'univers de la communication/publicité est un vrai plus !
  

Avantages

• Carte restaurant Swile

• 50% de l'abonnement de transport & local à vélo disponible

• Mutuelle Alan prise en charge à 69% par l'employeur

• Locaux modernes, lumineux et chaleureux dans un quartier dynamique

• Happiness : séminaire, AfterWork..
  

Process de recrutement

• Envoyez nous votre CV

• Entretien RH : 30 min

• Entretien Manager - 1h : rencontrez votre futur manager, ainsi que vos futurs collègues en visio ou dans nos bureaux

Des prises de références pourront être effectuées pour lesquelles il vous sera demandé des contacts.

Au travers de ses recrutements, Ekstend Group cultive une politique en faveur de la diversité, de l'égalité professionnelle et de l'emploi des travailleurs handicapés.

Vos données personnelles sont collectées et traitées par EKSTEND GROUP pour la gestion des candidatures. Elles sont conservées de manière sécurisée et utilisées uniquement pour cette finalité. Pour en savoir plus ou exercer vos droits, allez sur votre espace candidat Teamtailor ou contactez notre DPO à [email protected].