Assistant administratif et informatique (h/f - CDD (H/F)
Château de Versailles · France ·
- Employment
- Contract
CDD
30/11/2026 - 20/03/2027
Le Service Informatique du Château, Musée et Domaine National de Versailles recrute un assistant administratif et informatique (F/H). Rattaché à la fois au service informatique et à la direction administrative, financière et juridique, vous serez en charge des missions administratives du service tout en contribuant à certaines tâches opérationnelles.
MISSIONS PRINCIPALES
1. Assistance administrative et communication
- Accueillir les visiteurs externes du service informatique.
- Assurer la gestion des appels téléphoniques, la prise de rendez-vous et la coordination des agendas du service.
- Relire et finaliser des documents et des supports de communication.
- Gérer les communications internes et externes (urgentes ou récurrentes) liées à l'activité du service.
- Organiser et suivre les plannings des congés et des absences de l'équipe.
- Assurer le classement, l'archivage et la gestion du courrier.
- Planifier et suivre les interventions des prestataires externes.
2. Gestion budgétaire, commandes et factures
- Préparer et saisir les commandes dans le logiciel budgétaire de l'établissement, et en assurer le suivi dans les différents tableaux de bord budgétaires.
- Collaborer avec le chef de service pour élaborer et ajuster le budget.
- Suivre l'avancement des commandes et préparer les services faits en coordination avec les autres directions.
- Gérer les demandes d'autorisations préalables à la facturation.
3. Relation avec les fournisseurs
- Assurer le suivi complet des relations avec les fournisseurs, du devis au paiement des factures.
- Vérifier la conformité des devis par rapport aux demandes.
- Traiter de manière autonome les devis simples.
4. Logistique et gestion administrative
- Gérer les stocks de matériel bureautique et informatique.
- Contrôler la réception des marchandises et assurer les opérations liées à la gestion comptable des immobilisations (fiches, étiquettes, saisies, etc.).
5. Marchés publics et contrats
- Organiser et mettre à disposition les documents contractuels (physiques et électroniques).
- Assurer le suivi de l'exécution des marchés informatiques.
- Planifier et suivre les renouvellements des marchés, contrats, licences, certificats et noms de domaine.
- Collaborer étroitement avec le service des marchés publics.
Liaisons hiérarchiques : Sous l'autorité du chef de service et de la DAFJ
Liaisons fonctionnelles : En lien avec les directions métiers et les services de
Niveau Bac+2 minimum / Une expérience confirmée en tant qu'assistant administratif, avec une appétence pour l'autonomie et la polyvalence / Une envie de rejoindre un service dynamique et de contribuer activement au fonctionnement du service informatique d'un établissement prestigieux comme le Château de Versailles.
Les compétences associées à ce poste
Compétences techniques
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, etc.).
- Connaissance des marchés publics et des règles de la comptabilité publique.
- Expérience dans l'utilisation de logiciels budgétaires et comptables.
Savoir-faire
- Excellentes capacités rédactionnelles.
- Aptitude à concevoir, mettre en place et respecter des processus.
- Capacité à développer des outils de reporting pour le suivi opérationnel.
Savoir-être
- Sens du relationnel et aisance dans les échanges.
- Rigueur, organisation et respect des délais.
- Capacité à prioriser les tâches et à gérer plusieurs dossiers simultanément.
- Disponibilité et réactivité.
30/11/2026 - 20/03/2027
Le Service Informatique du Château, Musée et Domaine National de Versailles recrute un assistant administratif et informatique (F/H). Rattaché à la fois au service informatique et à la direction administrative, financière et juridique, vous serez en charge des missions administratives du service tout en contribuant à certaines tâches opérationnelles.
MISSIONS PRINCIPALES
1. Assistance administrative et communication
- Accueillir les visiteurs externes du service informatique.
- Assurer la gestion des appels téléphoniques, la prise de rendez-vous et la coordination des agendas du service.
- Relire et finaliser des documents et des supports de communication.
- Gérer les communications internes et externes (urgentes ou récurrentes) liées à l'activité du service.
- Organiser et suivre les plannings des congés et des absences de l'équipe.
- Assurer le classement, l'archivage et la gestion du courrier.
- Planifier et suivre les interventions des prestataires externes.
2. Gestion budgétaire, commandes et factures
- Préparer et saisir les commandes dans le logiciel budgétaire de l'établissement, et en assurer le suivi dans les différents tableaux de bord budgétaires.
- Collaborer avec le chef de service pour élaborer et ajuster le budget.
- Suivre l'avancement des commandes et préparer les services faits en coordination avec les autres directions.
- Gérer les demandes d'autorisations préalables à la facturation.
3. Relation avec les fournisseurs
- Assurer le suivi complet des relations avec les fournisseurs, du devis au paiement des factures.
- Vérifier la conformité des devis par rapport aux demandes.
- Traiter de manière autonome les devis simples.
4. Logistique et gestion administrative
- Gérer les stocks de matériel bureautique et informatique.
- Contrôler la réception des marchandises et assurer les opérations liées à la gestion comptable des immobilisations (fiches, étiquettes, saisies, etc.).
5. Marchés publics et contrats
- Organiser et mettre à disposition les documents contractuels (physiques et électroniques).
- Assurer le suivi de l'exécution des marchés informatiques.
- Planifier et suivre les renouvellements des marchés, contrats, licences, certificats et noms de domaine.
- Collaborer étroitement avec le service des marchés publics.
Liaisons hiérarchiques : Sous l'autorité du chef de service et de la DAFJ
Liaisons fonctionnelles : En lien avec les directions métiers et les services de
Niveau Bac+2 minimum / Une expérience confirmée en tant qu'assistant administratif, avec une appétence pour l'autonomie et la polyvalence / Une envie de rejoindre un service dynamique et de contribuer activement au fonctionnement du service informatique d'un établissement prestigieux comme le Château de Versailles.
Les compétences associées à ce poste
Compétences techniques
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, etc.).
- Connaissance des marchés publics et des règles de la comptabilité publique.
- Expérience dans l'utilisation de logiciels budgétaires et comptables.
Savoir-faire
- Excellentes capacités rédactionnelles.
- Aptitude à concevoir, mettre en place et respecter des processus.
- Capacité à développer des outils de reporting pour le suivi opérationnel.
Savoir-être
- Sens du relationnel et aisance dans les échanges.
- Rigueur, organisation et respect des délais.
- Capacité à prioriser les tâches et à gérer plusieurs dossiers simultanément.
- Disponibilité et réactivité.