Administrativ chef med ansvar för budget och prognoser till Grimstaskolan

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Välkommen till Grimstaskolan

Grimstaskolan söker nu en administrativ chef som genom sitt kunnande och agerande bidrar till skolans fortsatta utvecklingsarbete.

Grimstaskolan är en F–9-skola med stark mångfald och välkomnande kultur, belägen i västra Stockholm. Här möts cirka 540 elever och 110 medarbetare i en inkluderande och utvecklingsinriktad miljö. Ledningsgruppen består av rektor, fyra biträdande rektorer och en administrativ chef. Tillsammans med skolans förstelärare och lektor utgör den skolans pedagogiska ledningsgrupp som driver skolans utveckling framåt.

Grimstaskolan har ett tydligt fokus på språkutveckling under hela skoldagen och arbetar aktivt med att stärka matematikundervisningen. Verksamheten är organiserad med välfungerande förberedelseklasser och ett kompetent elevhälsoteam (EHT) som arbetar nära eleverna. På skolan råder en positiv och lösningsfokuserad arbetskultur med låg personalomsättning. Läs mer på Grimstaskolans hemsida.

Din roll

Som administrativ chef är du tillsammans med rektor ansvarig för skolans ekonomi med budget, uppföljning och prognoser. Du är ett stöd för rektor när det gäller att utveckla och förvalta en effektiv och ändamålsenlig organisation på skolan. I ditt uppdrag ger du stöd till rektor i frågor gällande ekonomistyrning och verksamhetsanalyser. Du har personal-,verksamhets- och arbetsmiljöansvar för administrativ personal, lokalvårdare, vaktmästare, IT-samordnare och skolmåltidspersonal. Du är en viktigt del av skolans ledningsgrupp tillsammans med rektor och fyra biträdande rektorer. Ditt uppdrag är brett och omfattar alla de stödprocesser som behövs för att få en skola att fungera.

Exempel på ansvarsområden som administrativ chef:

- budget-, uppföljnings- och prognosarbete

- inköp och upphandling

- statsbidrag

- beställning- och faktureringsprocesser

- lokal-, miljö- och säkerhetsfrågor

- samordning av systematiskt arbetsmiljöarbete

- personal- och löneadministration

- service, information och kommunikation internt och externt

- skolmåltiden

- krisgruppsmöten samt samverkansmöten

- protokollföring

- dokumenthantering, diarieföring och arkivering enligt stadens rutiner

- administration i skolans barn- och elevregister som bland annat skolval och skolpliktsbevakning

Din kompetens och din erfarenhet

Vi söker en ledare som har god samarbetsförmåga, relaterar till andra på ett lyhört och smidigt sätt och löser konflikter konstruktivt. Du kommunicerar på ett tydligt sätt och säkerställer att budskap når fram och att förväntningarna är klara för alla berörda parter.

Du är en chef som leder, motiverar och förser andra med befogenheter som krävs för att effektivt nå gemensamma mål. Genom ett coachande förhållningssätt utvecklar du medarbetaren genom att leda denna i att identifiera mål, undanröja hinder, skapa möjligheter samt planera handling.

Du har förmågan se din roll och ansvar, men också ta hänsyn till helheten och det större perspektivet vid beslutsfattande. Du arbetar väl med komplexa frågor och har en god förmåga att analysera och lösa problem. Du har en väl utvecklad förmåga att när det gäller att se och fokusera på kostnader, intäkter och effektivitet utifrån ett ekonomiskt perspektiv. Som ledare är du serviceinriktad och strukturerad.

Du har en mycket god kunskap om ekonomi och budgetarbete samt om vilka administrativa processer som krävs, och på vilket sätt dessa är centrala för ledning och styrning av en organisation.

Som administrativ chef behöver du ha en grundläggande kunskap och förståelse för hur man leder och fattar beslut inom offentlig förvaltning och god kunskap i skrift samt dokumenthantering.

Formellt söker vi dig dig som har:

- högskole- eller universitetsexamen inom ekonomi, annan relevant utbildning eller motsvarande kunskaper förvärvade genom erfarenhet.

- chefserfarenhet med medarbetaransvar inom för tjänsten relevant område

- erfarenhet av att arbeta med prognoser, budget och uppföljning

Du ska även ha:

- mycket god kunskap om ekonomi och budgetarbete

- kunskap om administrativa processer och hur dessa är centrala för skolans ledning

Meriterande

Erfarenhet av:

- administrativt arbete i Stockholms Stad med tillhörande system (Hypergene, LISA, Agresso, BER, eDok, Infomentor och Chemsoft m.fl.)

- ansvar för lokaler samt skolkök

- systematiskt arbetsmiljöarbete

- säkerhetsfrågor (larm, passagesystem, kameraövervakning och motsvarande)

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet, motivation och engagemang för tjänsten.

Övrigt

Rekryteringsprocessen består av intervjuer, arbetspsykologiska tester samt referenstagning.Varmt välkommen med din ansökan!

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande. Tjänsten kommer att tillsättas under förutsättning att den inte tas i anspråk av övertalig personal i Stockholms stad.

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Tänk på att aldrig ladda upp registerutdrag från Polisen (Dataskyddsförordningen, GDPR) i samband med din ansökan.

Från och med 1 september 2026 ska du inte längre bifoga ett personligt brev när du söker jobb hos oss.

För att arbeta på våra skolor krävs att du uppvisar giltigt utdrag ur polisens belastningsregister och misstankeregister innan erbjudande av anställning.

Inom Utbildningsförvaltningen tillämpar vi individuell lönesättning reglerat av HÖK och Allmänna Bestämmelser (AB).