Adjoint(e) exécutif(ve) au président et chef de la direction

Ce que vous ferez

Novacap est à la recherche d’une personne de confiance pour soutenir le président et chef de la direction dans la gestion de ses activités professionnelles et personnelles. Grâce à votre organisation, votre jugement et votre discrétion, vous faciliterez son quotidien en anticipant ses besoins et en assurant une coordination efficace de ses priorités et de ses engagements.

Soutien administratif

• Gérer l’agenda professionnel et personnel du président et chef de la direction, prioriser les demandes et ajuster la planification selon les imprévus.
• Assurer le suivi des courriels, des appels et de la correspondance, ainsi que rédiger et réviser des communications en français et en anglais.
• Coordonner les réunions de bout en bout (salles, équipements, repas, participants, ordres du jour), préparer les documents et assurer le suivi des décisions et des échéances.
• Coordonner les rendez-vous, les démarches administratives, les fournisseurs et les comptes de dépenses, ainsi que certaines activités personnelles du président et chef de la direction.

Déplacements, événements et relations d’affaires

• Organiser les déplacements professionnels et personnels, y compris les réservations, les itinéraires et les changements de dernière minute.
• Coordonner les inscriptions aux événements externes ainsi que les dons et les commandites.
• Coordonner avec l’équipe des communications les présences publiques du président et chef de la direction.
• Entretenir les relations d’affaires : suivi des contacts, accueil des visiteurs et repas d’affaires.

Ce que vous apporterez

Vos compétences, vos connaissances et vos expériences sont ce qui vous distingue.

• Une expérience significative en soutien exécutif auprès d’un membre de la haute direction, idéalement combinant soutien professionnel et personnel.
• Une formation en bureautique, en administration ou dans un domaine connexe, ou une expérience équivalente.
• De solides capacités d’organisation et une aptitude à gérer plusieurs priorités avec rigueur et autonomie.
• De l’aisance à échanger avec des dirigeants, des membres de conseils, des investisseurs et des partenaires.
• Un sens aigu de la confidentialité, autant pour les dossiers d’affaires que pour la sphère personnelle.
• De la proactivité, de la souplesse et un vrai sens du service.
• Une bonne maîtrise de Microsoft 365, notamment Outlook, Word, Excel, PowerPoint et Teams.
• Disponibilité pour des déplacements occasionnels, sur demande, vers nos bureaux de Toronto et de New York.
• La maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit, est requise, compte tenu de nos activités transfrontalières et de nos collègues partout au Canada et aux États-Unis.

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