Adjoint(e) exécutif(ve) au Chef de la direction

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Nous recherchons un(e) adjoint(e) exécutif(ve) au chef de la direction. La personne traitera des détails de nature hautement confidentielle et critique et devra fonctionner de manière efficace et efficiente dans un environnement professionnel en évolution rapide. Elle aura une capacité avérée à gérer de manière indépendante plusieurs tâches et projets avec des priorités et des délais concurrents, à filtrer et à hiérarchiser les communications et les opportunités provenant de sources externes et internes et à organiser et maintenir les processus administratifs essentiels pour ce poste. De plus, le/la candidat(e) sera responsable de la coordination et de la préparation des présentations et de la coordination transversale entre les programmes et les départements.

Responsabilités:

• Agir en tant que représentant du chef de la direction et ambassadeur auprès des constituants internes et externes. Comprendre de manière proactive qui ils sont, quels sont les contacts prioritaires et suivre les communications périodiques nécessaires.
• Capable d'anticiper les besoins du chef de la direction et de rassembler de manière proactive les personnes et les ressources appropriées pour soutenir le cadre dans la résolution des problèmes.
• Lorsque le chef de la direction préside les réunions : Préparer l'ordre du jour à l'avance; aider et fournir des informations sur la recherche / le contexte, le développement de contenu et la création de présentations et coordonner les réunions.
• Soutenir la planification, la préparation et la coordination des réunions du Conseil d’administration et communiquer efficacement avec les différents membres du Conseil pour assurer un résultat efficace.
• Gérer l'horaire quotidien, prioriser les rendez-vous et résoudre de manière proactive les conflits d'horaire.
• Préparer, relire, réviser et parfois traduire toute la correspondance sortante, c'est-à-dire les lettres, les propositions de financement, etc.
• Préparer le chef de la direction pour toutes les réunions internes/externes, c'est-à-dire recherche d'organisations/individus, briefing sur les sujets à couvrir, etc.
• Travailler en étroite collaboration avec le chef de la direction pour s'assurer que tous les projets et initiatives soient à jour et progressent en conséquence.
• Gérer les préparatifs de voyage, y compris les réservations d'avion et d'hôtel, les visas, les agendas et les contacts nécessaires, les informations sur le pays et d'autres documents nécessaires.
• Réconciliation des dépenses et la gestion des cartes de crédit conformément aux politiques de l’entreprise.
• Comprendre les politiques et procédures organisationnelles nécessaires pour s'assurer que les protocoles de prise de décision appropriés sont suivis.
• Maintient l'image du chef de la direction en veillant à ce que toute la correspondance respecte des normes cohérentes et professionnelles.
• Examiner, évaluer, mettre en œuvre et maintenir des procédures administratives pour améliorer l'efficacité et la rentabilité.
• Gérer des projets spéciaux au besoin.
• Coordonner, établir et maintenir diverses normes administratives avec d'autres adjoints (es) administratifs (ves) et faire des recommandations d'amélioration des processus.

Habiletés, connaissances et aptitudes:

• Au moins 8 à 10 ans ou une expérience professionnelle équivalente en soutien au niveau exécutif.
• Démontre un haut niveau d'intégrité.
• Assure la confidentialité, la diplomatie et le tact en tout temps.
• Solides compétences en communication en termes d'information fournie au chef de la direction et de diffusion à l'entreprise et aux parties externes (Bilingue (français et anglais, parlé et écrit) car le/la titulaire du poste devra collaborer avec des fournisseurs et/ou collaborateurs situés à l'extérieur de la province de Québec.
• A démontré une capacité à effectuer plusieurs tâches et à travailler efficacement sous pression.
• Fort niveau d'organisation, de jugement et d'intuition et démontre une forte aptitude pour la résolution de problèmes.
• Comprend et démontre une attention stricte aux détails, vérifiant constamment son propre travail pour assurer l'exactitude et la minutie.
• Doit avoir un comportement poli et professionnel.
• Possède un haut niveau d'intelligence et le désir d'apprendre, ainsi que la confiance en soi pour opérer dans l'environnement de l'entreprise.
• Est disposé à travailler en dehors des heures normales de travail de temps à autre, au besoin.
• Capacité de communiquer efficacement avec tous les niveaux d'employés et contacts externes.
• Mature, énergique avec une attitude « retroussons nos manches ».
• Possède des compétences avancées en Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Internet.